“CÁNH TAY TRÁI” CẦN GÌ?
Đã qua thời kỳ người thư ký hành chính chỉ cần biết đọc, biết
viết và biết tính toán. Ngày nay, những người làm công việc này
cần nhiều kỹ năng hơn, đảm nhiệm những công việc phức tạp hơn.
Trên thực tế, phạm vi công việc của người thư ký hành chính bao
quát rộng rãi, từ kế toán - tài chính cho tới nhân sự và cả tổng hợp -
quản trị. Đồng thời, họ còn là người giao dịch trực tiếp với các
khách hàng, ngân hàng, bảo hiểm,...
Họ cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ
cấp trên đến các bộ phận trong tổ chức. Do đó, ngoài năng lực tạo
dựng quan hệ nội bộ, phối hợp tốt với cấp trên và cấp dưới, họ
còn phải tạo dựng được mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác.
Bên cạnh những yêu cầu đặc biệt về phẩm chất cá nhân như: khả
năng giao tiếp, đàm phán, sự trung thực; người thư ký hành chính
còn phải có những kỹ năng làm việc phục vụ thiết yếu cho công việc
như: kỹ năng quản lý thời gian (lập chương trình nghị sự, chuẩn bị
lịch trình công tác…); kỹ năng tổ chức công việc;…
Tại Việt Nam, các kỹ năng rất quan trọng này, có vai trò quyết
định đến sự thành công của nhân viên, cũng như góp phần vào sự
thành công của sếp, của công ty lại hầu như không được hướng dẫn
và đào tạo. Hầu hết các bạn sinh viên và nhân viên mới đi làm
đều không được đào tạo các kỹ năng này và mất khá nhiều thời
gian mới bắt kịp được yêu cầu của công việc. Khi trao đổi với các
nhà quản lý, giám đốc, tôi thấy đây là sự thiệt thòi và lãng phí lớn
với cả các bạn nhân viên và cả công ty tuyển dụng. Cánh tay phải của
sếp là phó giám đốc, là trưởng phòng kinh doanh và các chức danh
quản lý hỗ trợ khác… còn những nhân viên văn phòng và trợ lý, thư
