báo chí từ 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Hãy cố
gắng để cơ quan báo chí... không quên lời mời của bạn. Hãy gọi cho phóng
viên trước một ngày diễn ra họp báo và gửi tin nhắn cho họ vào buổi sáng
diễn ra sự kiện để đảm bảo phóng viên nhớ được ngày, giờ họp báo của bạn.
Đừng ngại liên lạc với phóng viên. Mặc dù là những người bận rộn, thường
xuyên di chuyển, nhưng phần lớn các phóng viên là những người thân thiện,
sẵn sàng nhận điện thoại của bạn trừ khi bạn gọi để hỏi về tin bài có được
đăng hay không.
Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch
thiệp và ngắn gọn: chủ đề, địa điểm, thời gian, những nhân vật có mặt và
tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo. Nếu bạn có mối quan hệ tốt
với phóng viên, thiệp mời chỉ cần viết trên giấy A4, tuy nhiên để trang trọng
hơn, bạn có thể thiết kế thiệp mời theo đúng chủ đề của buổi họp báo.
Tóm tắt quy trình mời phóng viên tham dự họp báo:
Bước 1: Lập danh sách báo – đài tham dự (căn cứ vào mục đích thông tin,
khu vực địa lý và đối tượng hướng đến của công ty để chọn báo, đài phù
hợp).
Bước 2: Từ danh sách báo – đài lên danh sách phóng viên cụ thể (căn cứ
vào nội dung thông tin công ty muốn xuất hiện trên mặt báo, chọn ban phù
hợp với nội dung thông tin để lên danh sách phóng viên).
Bước 3: Mời phóng viên tham dự.
- Trước chương trình. Cần thực hiện thứ tự các bước sau:
Gọi điện thoại mời (hỏi lịch làm việc của các nhà báo, nếu chưa có địa
chỉ email của nhà báo thì hỏi xin luôn trong cuộc điện thoại này).
Gửi thư mời qua email (xem chi tiết trong phần phụ lục): nội dung thư
mời cần ngắn gọn, súc tích; không nên soạn nội dung thư mời quá dài
dòng.
Nhắn tin vào điện thoại của các phóng viên.
Chiều hôm trước ngày tổ chức cần gọi điện thoại nhắc lại.
Sáng ngày tổ chức, khoảng 6h30 nhắn tin nhắc lại cho các nhà báo đã
được mời tham dự.
Chương trình diễn ra mà phóng viên nào chưa đến thì cần gọi điện hỏi
107
