SỰ THẬT 23
Xác định tần suất gửi email phù hợp
Một trong những câu hỏi tôi thường xuyên nhận được là: “Chúng tôi nên gửi email bao lâu một lần?”
Đơn giản là không có câu trả lời đơn giản và bao quát nào đối với câu hỏi tưởng chừng như rất dễ
dàng nhưng thực tế lại rất phức tạp (và khó khăn) đó. Tuy vậy, vẫn có một số nguyên tắc giúp bạn ra
quyết định liên quan đến tần suất gửi email trong kế hoạch triển khai chương trình email marketing
của mình.
Không quá nhiều và không quá ít
Có thể bạn nghĩ tôi nói chơi. Tuy xác định tần suất gửi email tối đa (Ví dụ: không được phép gửi quá 2
email một tháng cho một người sử dụng) là một việc bắt buộc phải làm, nhưng bạn cũng nên cân nhắc
tới các tiêu chuẩn tối thiểu. Dù danh sách của bạn có 500 hay 500.000 người, bạn vẫn nên gửi email
cho họ ít nhất một tháng một lần. Nếu không đạt được ngưỡng tối thiểu này, bạn sẽ có thể làm giảm
giá trị của sự cho phép mà người đăng ký trao cho mình.
Hãy nghĩ xem: có thể bạn đăng ký để nhận nhiều tin tức, thông tin cập nhật cũng như các thông tin
nhắc nhở khác từ các website và công ty bạn tin tưởng, nhưng nếu sau đó bạn không hề “nghe ngóng”
được gì từ phía họ trong 5 tháng liền, hẳn bạn sẽ dần mất đi sự hứng thú hoặc tệ hơn, bạn quên rằng
mình đã cho phép họ gửi email liên lạc. Tần suất gửi không đều đặn có thể khiến gia tăng lượng người
đăng ký thoát cũng như lượng người báo cáo email của bạn là thư rác.
Khi đã cam kết sẽ gửi email với một tần suất nhất định, hãy làm sao để bạn có thể gửi những email
hữu ích, giá trị và hấp dẫn theo đúng lịch trình này. Điều quan trọng ở đây là vừa bảo đảm sự phù hợp
của nội dung lại vừa bảo đảm đủ nguồn lực nội bộ để thực hiện nhiệm vụ này.
Không được gửi quá một lần trong 48 tiếng
Nguyên tắc này không áp dụng trong trường hợp email được gửi để thông báo những tin tức nóng hổi
(chẳng hạn như mục Tin mới nhận – Breaking News của đài CNN) hoặc những nội dung khác hợp lý
về mặt thời gian. Tuy nhiên, nếu bạn gửi một thư tin tức chung chung hoặc một thư quảng bá, nếu
không tuân theo nguyên tắc này, bạn sẽ có nguy cơ làm gia tăng lượng người đăng ký thoát và làm
giảm tỷ lệ phản ứng của người nhận.
Nếu không nhận được kết quả như mong muốn vào hôm thứ Ba, bạn có thể tránh được sự thúc giục
của cấp trên bằng cách điều chỉnh email và gửi lại vào ngày hôm sau, nhưng điều đó sẽ không làm
thay đổi quan điểm của người nhận về email của bạn đâu.
Tôi xin dẫn ra đây một ví dụ thực tế, tuy nhiên, tôi xin phép được giấu tên những người liên quan. Gần
đây, tôi đăng ký vào danh sách email của một nhà bán lẻ tầm cỡ trong khu vực. Họ gửi cho tôi 2 email
liên tiếp trong 2 ngày. (Một dành cho dịp đặc biệt của phụ nữ, nhưng đó lại là một câu chuyện khác).
Ngay lập tức tôi đăng ký thoát với hy vọng sẽ không bao giờ phải nhìn thấy email nào từ nhà bán lẻ
này nữa. Mối quan hệ (trực tuyến và ngoại tuyến) mà họ xây dựng được với tôi đã bị phá hủy bởi tần
suất gửi email quá thường xuyên. Đây là kịch bản tồi tệ nhất của mọi nhà quản lý email marketing.
Phân đoạn tần suất
Nhiều công ty đã rất khôn ngoan khi sử dụng phân đoạn danh sách để xác định nội dung và hình thức
đề nghị phù hợp để gửi các thông điệp email riêng biệt cho từng nhóm khách hàng. Bạn cũng có thể áp
dụng mẹo này để xác định tần suất gửi email tối ưu. Trong khi một nhóm khách hàng có thể có tỷ lệ
phản ứng cao hơn nếu nhận được email hàng tuần, một nhóm khác lại có tỷ lệ phản ứng tốt hơn nếu
61
