Quyế t định mục đích khi tổ chức sự kiện (chủ đề)
Quan trọng nhất trong một sự kiện là chủ đề của sự kiện đó.
Không chỉ là một buổi tiệc xả stress, hay gặp gỡ giữa những người
thân thiết, nếu là sự kiện tổ chức để mọi người giao lưu và tạo quan hệ
thì chủ đề của buổi tiệc rất quan trọng.
Đây chính là điểm thu hút các khách mời tham dự. Nhiệm vụ đầu
tiên của nhà tổ chức là xác định rõ ràng “Buổi tiệc này nhằm mục đích
gì”, ví dụ như buổi gặp gỡ giữa học giả và truyền thông, hay đầu bếp
và nhà sản xuất.
Lên danh sách khách mời
Sau khi xác định chủ đề buổi tiệc, tiếp theo là lên danh sách khách
mời tham dự dựa vào chủ đề đó.
Khi lên danh sách, nhà tổ chức phải xem xét đến các yếu tố như
“người đó có hợp với chủ đề sự kiện không”, hay “ngược lại, người đó
không nên mời thì tốt hơn”.
Ngoài ra, Người cha quen biết rộng sẽ xem xét giới hạn số người để
mọi người có thể trao đổi thoải mái trong thời gian 2 tiếng là khoảng
sáu người. Nếu là tám người, thì tự nhiên sẽ bị phân thành hai nhóm
“bốn người + bốn người”.
Điều quan trọng là để buổi nói chuyện có chiều sâu, chúng ta phải
tính toán chọn lọc số người tham gia cho hợp lý. Vì số người tham gia
càng ít thì họ sẽ càng có cơ hội được nói chuyện với nhau nhiều hơn.
Liên lạc với khách mời chủ chốt
Khi tổ chức sự kiện với chủ đề nào đó, đầu tiên bạn hãy liên hệ với
khách mời chủ chốt để xác nhận lịch trình của họ. Nếu bạn điều chỉnh
