Thường thì các hãng du lịch không tính phí khi thực hiện các công
việc đặt trước vì họ nhận hoa hồng trực tiếp từ nhà cung cấp, tuy
nhiên, một vài hãng thêm một phần phí vào trong giá vé. Mức phí
này cũng có thể là do đặt trước chỗ, nhưng các hãng này có thể hoàn
trả lại tiền cho những vé không dùng đến. Hơn nữa, hãng du lịch có
thể giải quyết những vấn đề xảy ra trong thời gian sếp của bạn ở
đó.
Để tìm được đại lý du lịch uy tín, hãy hỏi bạn bè hoặc đồng
nghiệp, hay tìm kiếm danh sách các đại lý trên mạng thông tin.
Nếu bạn cần thêm thông tin về các đại lý, hãy tham khảo danh
bạ điện thoại. Khi đã tìm được một đại lý tốt, hãy dùng dịch vụ của
họ bất cứ khi nào sếp đi công tác, du lịch. Đại lý này sẽ nhanh
chóng quen thuộc với thói quen đi lại và nhu cầu của sếp và dễ
dàng hơn khi sắp xếp chuyến đi.
8. Kế hoạch cho hành trình
Kế hoạch cho cuộc hành trình sẽ hữu ích cho sếp và cả thư ký
hành chính. Khi phát sinh vấn đề, bạn có thể tham khảo lịch trình
này và nhanh chóng tìm ra khâu cần giải quyết. Như sếp quên địa
chỉ hoặc thời gian của cuộc hẹn; hoặc trong tình huống khẩn cấp sẽ
biết chính xác có thể liên lạc với sếp ở đâu.
Trước khi chuẩn bị lịch trình cho chuyến đi, bạn phải bàn bạc với
sếp, ghi chú tất cả các hoạt động trong chuyến đi. Đưa cho sếp
lịch trình phác thảo để sửa đổi hoặc bổ sung những thông tin còn
thiếu. Khi hoàn tất lịch trình, có thể in trên giấy đồng thời gửi
một bản vào e-mail để sếp có thể lưu trên máy tính cá nhân hoặc
điện thoại và theo dõi bất cứ lúc nào.
9. Bảng kiểm trước chuyến đi
