Đảm nhiệm các công tác trợ lý bao gồm quản lý lịch trình cho
Giám đốc Phòng Công nghệ Thông tin (IT), bên cạnh việc
quản lý chi tiêu của đội, nhật ký, lịch làm việc và ngân sách
Phòng IT.
Điều phối việc sắp xếp chỗ ở và phương tiện đi lại, quản lý
lịch họp và chuẩn bị đồ ăn uống.
Chuẩn bị các loại tài liệu như thuyết trình, thư từ, thông báo và
báo cáo, lập biên bản họp khi được yêu cầu, thực hiện các công
tác trợ lý – thư ký cho đội và cấp quản lý.
Tiến hành các hoạt động đấu thầu mua sắm hệ thống IT,
giám sát các nhà cung ứng bên thứ ba, nhằm đảm bảo liên tục
duy trì giá trị tốt và lưu lại catalogue về tiêu chuẩn hệ thống
IT.
Giám sát điều hành quá trình đấu thầu mua sắm, quản lý
công việc, và đánh giá các hoạt động giám sát hiệu quả công
việc.
Lập báo cáo về chi phí sản phẩm và dịch vụ, thu thập thông tin
dữ liệu để dự báo và lập ngân sách.
Thực hiện các hoạt động quản lý văn phòng, chịu trách nhiệm
về văn phòng phẩm, trang thiết bị và điện thoại di động cho
công ty, điều phối các phương tiện đi lại của công ty và
phương tiện thuê ngoài.
Lưu giữ đơn xin nghỉ phép, nghỉ lễ của nhân viên, thiết lập các
hệ thống giám sát dữ liệu và xây dựng các quy trình, thủ tục
cho công ty.
