Tạo ra một danh mục chính. Bắt đầu với một danh sách tất cả những điều
bạn muốn hoặc cần hoàn thành. Đừng xếp hạng chúng; việc này để sau.
Một số chuyên gia đề xuất liệt kê bất cứ việc gì cần làm, gồm cả những
công việc hằng ngày và những mục trong lịch công tác. Các chuyên gia
cũng đề xuất rằng bạn nên lập danh mục của mình trước, ví dụ, nếu đó là
một danh mục hằng ngày, thì viết danh mục của ngày mai vào hôm nay. Lý
do là thật khó mà lập được một danh sách đầy đủ khi bạn bị phân tâm bởi
những nhu cầu mới.
Sắp xếp các nhiệm vụ. Thông thường việc này đòi hỏi phải phân loại
nhiệm vụ theo tính khẩn cấp và tầm quan trọng (khẩn cấp = cần thiết phải
làm ngay lập tức). Ví dụ:
Những việc quan trọng nhất (Most Important Things — MIT). Một hệ
thống đưa ra việc chọn ba việc quan trọng nhất từ danh sách phải làm đầu
tiên. Khi những việc này hoàn thành, bạn có thể tiến hành các nhiệm vụ
khác tiếp theo, như một kiểu thưởng thêm. Ngày hôm sau, nếu đó là một
danh mục hằng ngày (hoặc tuần sau, nếu đó là danh mục hằng tuần), hãy
chọn ba MIT mới. Một số chuyên gia đề xuất biến một trong những nhiệm
vụ này thành việc gì đó thúc đẩy cho mục tiêu lâu dài.
Nguyên tắc Pareto. Còn được gọi là nguyên tắc 80-20, nói chung chung là
“phần lớn kết quả xuất phát từ thiểu số đầu vào”, ứng dụng vào việc sắp
xếp ưu tiên, nó được hiểu là “20% công việc của bạn đem lại 80% kết quả”.
Vì vậy, nhiệm vụ là xác định 20% công việc hiệu quả nhất và biến những
hạng mục này thành ưu tiên số 1 của bạn. Một cách để thu hẹp các ưu tiên
này là hãy luôn tự hỏi mình, “Nếu mình chỉ có thể làm một nhiệm vụ trong
danh sách này, đó là việc gì?”
Phương thức Eisenhower. Được đặt tên theo Tổng thống Dwight
Eisenhower, người đã tạo danh mục những việc cần làm của mình bằng
cách vẽ ra bốn ô và dán nhãn vào từng ô: Khẩn cấp và Quan trọng, Quan
trọng nhưng không Khẩn cấp, Khẩn cấp nhưng không Quan trọng, và
không Khẩn cấp cũng không Quan trọng. Rồi ông để từng nhiệm vụ vào
