Học cách quản lý luồng công việc theo nguyên tắc “thắt lưng đen” là mặc
trang phục và luyện tập để những suy nghĩ thiết yếu diễn ra tự động. Việc
sắp xếp thời gian, không gian và công cụ vào đúng vị trí là phương pháp
đáng tin cậy khiến công việc diễn ra trôi chảy ở mức độ mới.
Nếu bạn thật sự muốn tạo một bước nhảy lớn trong hệ thống quản lý nhân
sự, bạn nên quan tâm nhiều hơn đến chi tiết và tuân theo những hướng dẫn
tổng thể. Tổng thể luôn tốt hơn bộ phận. Bạn cũng sẽ khám phá ra việc tiến
hành chương trình này sẽ tạo ra quá trình làm việc thật sự trong cuộc sống
của bạn ngay bây giờ. Bạn sẽ làm nhiều công việc bạn muốn làm theo cách
mới mẻ và hiệu quả có thể khiến bạn ngạc nhiên.
Dành thời gian
Bạn nên dành thời gian bắt đầu tiến trình này và chuẩn bị một chiếc máy vi
tính cùng các vật dụng và công cụ thích hợp. Nếu mọi điều kiện đã đầy đủ
và sẵn sàng, nó có thể giúp bạn thoát ra khỏi những việc linh tinh, thậm chí
còn khiến bạn bị cuốn vào công việc. Đối với hầu hết mọi người, khung
thời gian lý tưởng là hai ngày trọn vẹn (đừng trì hoãn vì lý do không có
nhiều thời gian, hãy nghĩ: sẽ rất hữu ích nếu làm bất cứ hoạt động nào dù
thời gian bạn bỏ ra nhiều hay ít. Lợi ích từ các kỹ năng và nguyên tắc này
không nhất thiết bó hẹp trong hai ngày − chúng sẽ mang lại kết quả ngay
lập tức, quá trình thực hiện tiến trình thu thập đầy đủ có thể mất 6 tiếng
hoặc hơn. Việc xử lý và quyết định hành động những công việc bạn muốn
làm và đưa vào hệ thống có thể mất thêm 8 tiếng nữa. Tất nhiên, bạn cũng
có thể thu thập và xử lý nhiều việc linh tinh, nhưng sẽ dễ dàng hơn nếu bạn
giải quyết nhất quán công việc bằng một cuộc đột kích.
Thời gian lý tưởng để tôi làm việc với một chuyên gia là cuối tuần hay
ngày nghỉ do không bị ảnh hưởng bởi sự xáo động bên ngoài. Nếu làm việc
với ai đó vào ngày làm việc bình thường, trước tiên, tôi phải chắc chắn
không có cuộc họp nào và chỉ cho phép những trường hợp khẩn cấp ngắt
quãng. Tôi không tán thành việc dùng từ “sau nhiều giờ” cho công việc
