Chương 13: LẠM DỤNG EMAIL
Email! Quả là một ngôi sao nhạc Rock trong thế giới công việc! Nó thật
nhanh chóng và thuận tiện; bạn có thể gửi, nhận, kiểm tra, sao chép, chuyển
tiếp đến một địa chỉ mới, lưu trữ và khôi phục dễ dàng email; và một khi đã
bị phụ thuộc vào email, thật khó để tưởng tượng ra chúng ta sẽ sống thế nào
nếu thiếu nó. Chúng ta sử dụng email trong tất cả mọi công việc − thậm chí
cả những nhiệm vụ mà email không phải được thiết kế để thực hiện. Người
gửi phàn nàn rằng các ổ dữ liệu quá tải dẫn đến quá nhiều tin nhắn bị “tắc
nghẽn” trong khi người nhận lại kêu ca vì số lượng thư phản hồi chúng ta
gửi. Chúng ta phải làm sao đây?
NHỮNG VẤN ĐỀ KHI SỬ DỤNG EMAIL
Dưới đây là những vấn đề chúng ta gặp phải khi sử dụng email:
Giọng điệu lạnh nhạt, đơn điệu
Mặc dù các nhà thiết kế đã tăng cường dung lượng và giảm giá thành,
những người viết thư điện tử vẫn duy trì lối viết hết sức ngắn gọn, súc tích.
Với tư cách “người gửi”, chúng ta được yêu cầu “đi thẳng vào vấn đề, đề
cập mục tiêu” ngay lập tức và cô đọng các chi tiết. Vì lẽ đó, người nhận
cảm thấy hết sức thoải mái.
Nhưng sự đơn giản đôi khi khá đơn điệu. Thế hệ thư điện tử ngày nay có
xu hướng đẩy nhanh tốc độ, thậm chí còn chặt chẽ hơn, máy móc và rút gọn
hơn. Trong thư điện tử và những tin nhắn tức thì (IM), giọng điệu thường
hóm hỉnh nhưng không được quá gần gũi, ấm áp. Vì lẽ đó, chúng trở thành
những lựa chọn “nghèo nàn” dành cho một nội dung phức tạp và không nên
sử dụng đối với những mối quan hệ nhạy cảm, hoặc khi đề cập đến những
vấn đề tiêu cực và gay gắt.
