Nếu đã chắc chắn về file mình định sửa và thống nhất lấy mẫu đó làm
mẫu chung cho cả công ty, bạn nên chọn lưu file đó dưới dạng .dot hoặc
.dotx và để file đó ở nơi mọi người có thể lấy được (Hình 18).
Lựa chọn 3: Sử dụng Microsoft Office Publisher với các mẫu đã dựng
sẵn khi bạn cài đặt Microsoft Office (Hình 19). Bạn có thể thay màu sắc và
lồng ghép logo của mình để tạo ra mẫu namecard phù hợp và sáng tạo theo
ý muốn của bạn.
3. Thiết kế các tài liệu in ấn
Để không mất thời gian thiết kế tài liệu giới thiệu công ty và báo giá, bạn
có thể vào website sau để tải xuống những mẫu đã thiết kế trước hoàn toàn
miễn phí và bạn có thể chỉnh sửa, đưa những nội dung của công ty mình
vào
đó:
https://www.marketsplash.com/marketsplash/flow/
ihm?
execution=e2s5.
Nếu bạn có công cụ Microsoft Publisher, bạn có thể tải xuống các mẫu
có sẵn của Microsoft từ http://office.microsoft .com/ en-us/templates/?
CTT=97 hoặc sử dụng các mẫu thiết kế có sẵn trong Microsoft Publisher và
chỉnh sửa theo ý mình.
Sau khi thống nhất được các mẫu này, bạn cũng nên lưu tệp gốc ở dạng
mẫu (template) để sử dụng sau này khi bạn cần in thêm card mới cho nhân
viên. Nên lưu tài liệu mẫu này ở nơi quản lý thống nhất để những người
liên quan có thể tiếp cận.
4. Thống nhất các mẫu giấy tờ văn phòng
Thống nhất mẫu giấy tờ văn phòng không chỉ tạo cho doanh nghiệp của
bạn tác phong chuyên nghiệp ngay từ đầu, mà còn tiết kiệm thời gian cho
cả công ty mỗi khi có một yêu cầu mới phát sinh. Nhân viên của bạn có thể
là người giỏi chuyên môn nghiệp vụ nhưng lại không rành về thiết kế mỹ
thuật. Vì vậy, mọi mẫu tài liệu nên được chuẩn hóa và thống nhất trong
