ở tầng năm để in tài liệu học cho con (mặc dù họ có thể làm điều đó). Vấn
đề là, có một bản ghi cho thấy bạn đã làm những việc này, và nếu trong
tương lai có phát sinh sự cố gì đó khiến bạn bị nghi ngờ, họ có thể truy cập
các bản ghi về tất cả mọi thứ bạn đã làm trên máy đó. Đó là máy của họ,
không phải của bạn. Và đó là mạng của họ. Điều đó có nghĩa là họ đang quét
nội dung lưu chuyển trong công ty.
Hãy xem xét trường hợp của Adam, người đã tải xuống báo cáo tín dụng
miễn phí trên máy tính ở nơi làm việc. Anh dùng máy và mạng của công ty
để đăng nhập vào website của Cục Tín dụng. Giả sử bạn cũng tải xuống báo
cáo tín dụng tại nơi làm việc. Bạn sẽ muốn in nó ra, phải không? Vậy tại sao
không in nhờ máy của công ty chứ? Bởi vì nếu bạn làm như vậy, sẽ có một
bản sao của tập tin PDF chứa lịch sử tín dụng của bạn nằm trên ổ đĩa cứng
của máy in. Bạn không kiểm soát máy in đó. Và sau khi máy in hết hạn sử
dụng và thanh lý khỏi văn phòng, bạn không có quyền kiểm soát cách ổ đĩa
cứng. Một số máy in hiện đang mã hóa các ổ đĩa, nhưng bạn đã chắc chắn
rằng máy in trong văn phòng của mình đã được mã hóa không? Bạn không
thể.
Đó chưa phải là tất cả. Mọi tài liệu Word hoặc Excel mà bạn tạo bằng
Microsoft Office đều bao gồm siêu dữ liệu mô tả tài liệu. Thông thường,
siêu dữ liệu này bao gồm tên của tác giả, ngày tạo, số lần sửa đổi và kích
thước tệp cũng như tùy chọn thêm chi tiết khác. Điều này không được
Microsoft kích hoạt mặc định; bạn phải thực hiện một số thao tác để xem
được nó. Tuy nhiên, Microsoft đã bao gồm một công cụ Document Inspector
có thể loại bỏ các chi tiết này trước khi bạn xuất tài liệu ở nơi khác.
Một nghiên cứu năm 2012 do Xerox và McAfee tài trợ cho thấy 54% nhân
viên nói rằng không phải lúc nào họ cũng tuân theo chính sách bảo mật IT
của công ty, và 51% nhân viên ở nơi làm việc có máy in, máy photocopy
hoặc máy in đa chức năng nói rằng họ đã sao chép, quét hoặc in thông tin bí
mật của cá nhân tại nơi làm việc. Và điều này diễn ra không chỉ ở văn
phòng: tương tự với các máy in tại cửa hàng photocopy và thư viện địa
phương. Tất cả các máy này đều chứa ổ cứng ghi nhớ mọi thứ chúng đã in
