Tính trung bình, các sinh viên cần thêm 50% thời gian so với kế hoạch đề ra
- và thêm chẵn bảy ngày so với thời hạn tệ nhất.
Ảo tưởng kế hoạch đặc biệt rõ ràng khi người ta hợp tác làm việc - trong
kinh doanh, khoa học, và chính trị. Các nhóm đánh giá quá cao thời lượng
cũng như lợi ích và đánh giá quá thấp các chi phí và rủi ro. Nhà hát Opera
Sydney hình xoắn ốc được lên kế hoạch xây dựng năm 1957: thời hạn hoàn
thành là năm 1963 với chi phí 7 triệu đô la. Cuối cùng thì nó mở cửa vào
năm 1973 với 102 triệu đô la được rót vào - một số tiền lớn gấp mười bốn
lần dự tính ban đầu!
Vậy tại sao chúng ta không phải là những kẻ có năng khiếu hoạch định
bẩm sinh? Lý do đầu tiên: tư duy mơ mộng. Chúng ta đều muốn thành công
và đạt được mọi thứ mà chúng ta ôm vào. Thứ hai, chúng ta tập trung quá
nhiều vào bản thân dự án mà bỏ quên những tác nhân bên ngoài. Những sự
kiện không ngờ đến rất hay phá hoại kế hoạch của chúng ta. Đối với các kế
hoạch hằng ngày cũng vậy: con gái bạn nuốt phải một miếng xương cá. Bình
ắc quy xe của bạn chết máy. Một đề nghị mua nhà được chuyển đến bàn giấy
của bạn và phải được bàn bạc khẩn cấp. Thế là đi tong cả kế hoạch. Nếu bạn
lên kế hoạch cho mọi thứ chi tiết hơn nữa, thì đó có thể nào là giải pháp hay
không? Không hề, chuẩn bị càng chu đáo càng làm tăng thêm ảo tưởng kế
hoạch. Nó khiến bạn tập trung hơn vào chi tiết, và do đó làm bạn không tiên
liệu được điều bất ngờ sẽ xảy ra nữa.
Vậy bạn có thể làm gì? Hãy chuyển sự tập trung vào những yếu tố bên
trong, chẳng hạn như bản thân dự án của bạn, sang những tác nhân bên
ngoài, ví dụ như các dự án tương tự. Hãy xem xét tỷ lệ cơ bản và tham khảo
các dự án đã được thực thi. Nếu như những dự án khác cùng loại kéo dài ba
năm và ngốn mất 5 triệu đô la, có thể dự án của bạn cũng sẽ mất từng đó -
cho dù bạn lên kế hoạch cẩn thận như thế nào. Và quan trọng nhất, ngay
trước khi quyết định được đưa ra hãy tiến hành sớm một phiên họp được gọi
là “trước khi chết”, theo đúng nghĩa đen. Nhà tâm lý học người Mỹ Gary
Klein đề xuất đưa ra phát biểu ngắn sau đây với nhóm người dự họp: “Hãy
hình dung một năm sau kể từ ngày hôm nay. Chúng ta đã tuân thủ kế hoạch
