Sự thật 28. Bạn cần tham gia những cuộc giao
tiếp thân mật giữa các đồng nghiệp trong thế
giới ảo
Người ta thường cho rằng bạn có thể nhận được thông tin tốt nhất từ mạng lưới không chính thức của
mình. “Những tin đồn từ các cuộc chuyện phiếm” còn nhiều hơn chỉ là một lời nói sáo rỗng. Hầu hết
mọi người đều nhận được rất nhiều thông tin tốt qua những cuộc nói chuyện thân mật với đồng nghiệp
cùng nhóm dự án, chia sẻ các thông tin giữa các phòng ban, và có được tình bạn thân thiết với đồng
nghiệp. Sự kết nối thân tình với người khác có thể rất quan trọng đối với thành công của bạn ở công ty,
cả về mặt chiến thuật lẫn chính trị.
Nhưng cơ cấu tổ chức ở hầu hết các công ty ngày nay không phải lúc nào cũng xoay quanh một nhóm
nhân viên làm việc trong cùng một văn phòng. Rất nhiều nhóm làm việc hiện giờ được thiết lập từ
những người có thể còn chưa bao giờ có dịp gặp gỡ nhau. Với những nhóm làm việc bị phân tán về
mặt địa lý như vậy, những công cụ phục vụ cho sự hợp tác dựa trên nền tảng web như mạng xã hội
nhanh chóng trở thành kiểu giao tiếp thân mật mới giữa các đồng nghiệp.
Ví dụ như Kate, Ravi, Nadine và Donovan đều là những nhà quản lý sản phẩm vừa nhận nhiệm vụ tạo
ra những yêu cầu công việc dành cho một sản phẩm toàn cầu mới mà công ty họ, một công ty sản xuất
phần mềm lớn, lên kế hoạch giới thiệu với thị trường trong lần ra mắt tiếp theo. Kate và Donovan gặp
gỡ chóng vánh trong một buổi hội thảo vài năm trước, nhưng cả hai đều chưa từng gặp Ravi hay
Nadine, và không ai trong số họ từng làm việc cùng nhau trước đây.
May mắn thay, công ty của họ mới tiến hành một mạng xã hội nội bộ để bổ sung các tính năng hợp tác
cơ bản trong mạng nội bộ sẵn có của công ty. Hệ thống mới này đưa những công cụ hợp tác hiện tại
lên một bước xa hơn, mang đến cho nhân viên khả năng tạo ra một hồ sơ và blog chi tiết, cung cấp
bình luận về công việc và ý kiến của mỗi thành viên, chia sẻ đánh dấu của những nội dung trang hữu
ích, hợp tác sử dụng phần công việc chung, và tích hợp môi trường mới của họ với những công cụ
email và tin nhắn tức thời hiện có.
Kate, làm việc tại trụ sở công ty ở Seattle, biết được trách nhiệm của một nhà quản lý dự án công nghệ
thông tin trong việc thực hiện một mạng lưới xã hội mới và nghĩ rằng công cụ này sẽ tạo điều kiện
thuận lợi cho công việc của mình với những người làm việc ở Bangalore như Ravi, Nadine ở Paris và
Donovan làm việc ở Sydney. Họ lên lịch cho một buổi hội thảo lúc 11 giờ đêm vào tuần sau, nhưng
bàn bạc với nhau vào một khung giờ tệ như vậy, đặc biệt là với một dự án khiến Kate có cảm giác như
cuộc họp kéo dài đến vài tháng. Cô gửi một email cho các đồng nghiệp mới của mình, gợi ý sử dụng
mạng xã hội mới như một công cụ hợp tác làm việc chính. Tất cả đều đáp lại đầy hào hứng vào ngày
hôm sau, vì thế Kate thiết lập một khu vực dự án bảo mật dành cho họ để có thể lưu trữ những tài liệu
công việc chung, cũng như một trang blog để họ đăng lên những ý kiến của mình về dự án và đưa ra
những lời bình luận, góp ý.
Donovan đã rất hào hứng sử dụng mạng xã hội để giúp công việc trở nên đơn giản hơn với nhóm làm
việc phân bố ở nhiều nơi trên thế giới. Anh bắt đầu bằng việc xem xét lại hồ sơ của các nhà quản lý
sản phẩm đồng cấp với mình. Mặc dù ghét phải thừa nhận điều này, nhưng anh không nhớ được chút
gì về Kate tại buổi hội thảo ở Boston vài năm trước. Nhưng khi anh nhìn thấy ảnh hồ sơ của Kate,
bỗng nhiên anh nhớ lại một người phụ nữ Mỹ với mái tóc dài đen nhánh mà anh đã gặp ở buổi thuyết
trình giới thiệu sản phẩm. Với những thông tin cơ bản chi tiết được cung cấp, Donovan cảm giác như
thể anh đã bắt đầu quen dần với nhóm của mình. Anh đăng thêm một vài bài viết trên blog về những
buổi hội ý nhóm mà họ tổ chức ở Sydney và chờ đợi phản hồi của các đồng nghiệp.
