“thắng thầu”. Khách hàng/ban lãnh đạo sẽ có những góp ý, chỉnh sửa. Dựa
trên những góp ý này, chúng ta thay đổi, chỉnh sửa lại. Sau đó, bộ phận sự
kiện sẽ bắt tay vào viết kịch bản chi tiết chương trình. Kịch bản này chính là
phần cung cấp và chuyển tải thông tin đến nhà báo, cũng như là toàn bộ hoạt
động của buổi họp báo.
Những lưu ý khi viết kịch bản chi tiết:
Cấu trúc chương trình nên gọn nhẹ, súc tích nhưng đầy đủ.
Kịch bản đơn giản, liền mạch, đặt giờ cho diễn tiến của buổi họp báo
càng chặt chẽ càng tốt.
Mang tính đối thoại, tương tác tích cực: bố trí các phương tiện truyền
thông tại chỗ (nếu cần) như TV, màn hình, poster, brochure, banner…
Khi viết kịch bản nên lưu ý đến thời gian đón khách: không nên đón
khách quá sớm, tốt nhất là từ 8h30 đến 9h (TCHB vào buổi sáng). Và
cuộc họp báo cũng không nên kéo dài quá hai tiếng, thời gian tổ chức
tốt nhất là từ thứ Ba đến thứ Năm trong tuần.
Kịch bản chi tiết gồm có:
Các hoạt động, nội dung cụ thể (càng chi tiết càng tốt) về những diễn
biến trong buổi họp báo.
Hướng dẫn phần âm thanh, ánh sáng, ban nhạc nào sẽ chơi, ánh sáng
sẽ chiếu tập trung vào đâu.
Các hiệu ứng trong phòng họp, đặc biệt là trên màn hình chiếu.
Nhân sự sẽ phụ trách từng nội dung và những ghi chú cần thực hiện để
chạy chương trình
Ví dụ: Kịch bản chi tiết Moda Mundo (Xem trang 153).
Sau khi hoàn thành kịch bản chi tiết, các bộ phận họp thống nhất nội dung,
chỉnh sửa lần cuối gửi khách hàng/ban giám đốc công ty duyệt. Kịch bản
được duyệt, bộ phận sự kiện tiếp tục lên bảng checklist hay còn gọi là bảng
phân công công việc.
Lập Checklist
97
