Công việc của một buổi họp báo rất nhiều chi tiết, có những chi tiết rất
nhỏ. Bạn không thể nhớ hết các công việc phải thực hiện và những ai sẽ thực
hiện công việc đó. Checklist hay còn gọi là bảng phân công nhiệm vụ cụ thể
cho từng bộ phận, nó là một công cụ để quản lý công việc, cũng như đảm
bảo cho chương trình được chuẩn bị chu đáo, không thiếu bất cứ hạng mục
nào. Trong bảng checklist, chúng ta cũng sẽ tổ chức nhân lực, tính toán phân
công nhân sự nội bộ hợp lý, chính xác giúp hạn chế được nhiều rủi ro, tiết
kiệm và đạt hiệu quả cao hơn. Mỗi thành viên tham gia nhóm tổ chức phải
hiểu rõ công việc mà mình đảm nhiệm. Trưởng ban tổ chức phải có bảng
checklist này để nắm bắt tình hình công việc và thời gian hoàn tất, có trách
nhiệm theo dõi công việc theo bảng checklist, đến thời gian quy định thì thu
lại dữ liệu và lưu vào một folder chuẩn bị chương trình.
Họp báo có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào quá trình chuẩn
bị, trong đó checklist đúng vai trò hết sức quan trọng. Không được xem nhẹ
bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho
chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Những việc tưởng chừng đơn
giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì
người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy
chiếc khay trơ trọi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Nếu những việc
nhỏ này được liệt kê chi tiết trong bảng danh mục công việc cần làm thì sẽ
tránh được những thiếu sót không đáng có.
Ví dụ: Checklist của ModaMundo (xem trang156).
KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH HỌP BÁO MODA MUNDO
Địa điểm: KS Rex. 141 Nguyễn Huệ
Thời gian: 8h00 – 10h15, Thứ 6, ngày 11/5/010
Số lượng khách mời: 80 người
98
