đường dẫn tới những website không phải của họ. Bạn nên chủ động đề cập rằng nếu người sử dụng ấn
vào đường dẫn tới website khác, chính sách bảo mật của bạn sẽ không áp dụng được cho các website
đó. Mặc dù điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng bạn vẫn cần phải thông báo rõ ràng. Một điểm quan
trọng nữa là bạn phải thông báo rằng mình không chịu trách nhiệm về nội dung đăng tải trên các
website khác. Ở Đức, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm liên đới vì nội dung mà bạn dẫn người đọc truy cập
vào, trừ trường hợp bạn thông báo rõ về phạm vi trách nhiệm của mình.
•Thông báo cách thu thập và xử lý dữ liệu – Phần này có thể liên quan tới những công ty quản lý danh
sách email hoặc quản lý các chiến dịch email. Bởi vì hầu như tất cả – nếu không muốn nói là tất cả –
các công ty đều đang sử dụng những chuẩn đo trong báo cáo để phân tích về chiến dịch của mình, do
đó bạn cũng cần chia sẻ điều này với người sử dụng. Mọi người cũng yên tâm hơn nếu bạn lưu ý với
họ rằng bạn sẽ không bao giờ chia sẻ địa chỉ email của họ với các bên thứ ba.
•Chỉ cung cấp đường dẫn tới các bên thứ ba trung lập và đáng tin cậy – Gửi kèm đường dẫn tới FTC,
Ủy ban Kinh doanh Tiến bộ, hoặc website TRUSTe để người đăng ký tìm hiểu thêm thông tin, đặc biệt
trong trường hợp bạn được họ ủy quyền. Chính sách bảo vệ quyền riêng tư hoạt động theo hai chiều –
bảo vệ bản thân bạn và người sử dụng. Cung cấp thông tin của bên thứ ba sẽ là một tấm gương phản
chiếu, thể hiện rằng bạn theo kịp trào lưu trong ngành và bạn áp dụng các cách thức kinh doanh được
xã hội chấp nhận.
•Cung cấp thông tin liên hệ khi có vấn đề liên quan tới chính sách bảo vệ quyền riêng tư hoặc khiếu
nại – Hãy để khách hàng cảm thấy rằng bạn luôn ở bên cạnh họ. Hãy cung cấp một địa chỉ email hoặc
số điện thoại trên website của bạn. Ít nhất thì thông tin này cũng giúp người sử dụng biết rằng đây
không chỉ là lời nói suông mà còn là một nguồn hỗ trợ phục vụ cho lợi ích của họ, bên cạnh lợi ích của
công ty bạn.
•Yêu cầu các nhóm pháp lý và marketing trong công ty đánh giá lại chính sách này ít nhất hai lần một
năm – Công ty bạn cũng nên thuê một công ty ngoài nhằm có được cái nhìn khách quan để xác định
những lỗ hổng trong chính sách của mình. Tôi thường xuyên gặp phải những chính sách bảo mật đề
cập tới những thời điểm cách thời điểm hiện tại hàng năm trời – cũng tức là các chính sách và tuyên bố
của họ đã lạc hậu lâu rồi. Đây là một việc làm nguy hiểm trong một ngành có tốc độ chuyển biến
nhanh.
•Lên kế hoạch cho tình huống xấu nhất – Lập kế hoạch hành động trong trường hợp có bất kỳ cáo
buộc nào nói rằng bạn vi phạm chính sách bảo vệ quyền riêng tư. Bạn hãy cứ hy vọng rằng điều này sẽ
không bao giờ xảy ra; tuy nhiên, bạn sẽ giành lợi điểm nếu chuẩn bị sẵn những kế hoạch hành động
trong tình huống khẩn cấp. Và, trong cuốn sách này của tôi, sự kiện một khách hàng cáo buộc bạn vi
phạm chính sách bảo mật sẽ được coi là một tình huống khẩn cấp, dù rằng lời cáo buộc đó là đúng hay
sai.
Theo một hợp đồng ký kết với khách hàng, các đồng nghiệp của tôi ở BrightWave Marketing thực
hiện đánh giá các chính sách bảo vệ quyền riêng tư của các công ty hoạt động trong một ngành lớn.
Chúng tôi đã rất ngạc nhiên khi thấy nhiều công ty nổi tiếng không bao quát được những điểm cơ bản,
trong đó bao gồm cả việc họ không thiết kế được một chính sách bảo vệ quyền riêng tư dễ hiểu và dễ
tìm kiếm. Một lượng lớn công ty thậm chí còn không đả động gì đến các vấn đề liên quan đến chính
sách bảo mật của kênh email marketing, dù rằng tất cả đều lấy email làm kênh liên hệ chính với khách
hàng.
Mục tiêu ở đây không phải là hoảng sợ hay khiến cấp trên hoặc khách hàng của bạn hoảng sợ. Thay
vào đó, hãy đặt mục tiêu là đánh giá tốt hơn những mục này, và suy nghĩ về cách chỉnh sửa chính sách
bảo mật để đưa vào hợp nhất với các nỗ lực email marketing của bạn. Do bạn đã đầu tư rất nhiều thời
gian, công sức và nguồn lực vào email marketing cũng như xây dựng thương hiệu, vậy tại sao lại
không dành sự chú ý tương tự cho phần kém hấp dẫn này của công ty bạn trong thế giới trực tuyến?
107
