sản xuất xe mà với việc trả tiền cho nhân viên.
2
Ở chi nhánh Bắc Hoa Kỳ,
tài khoản cần thanh toán tại các bộ phận lên đến 500 nhân viên, và Ford hy
vọng rằng việc đầu tư vào máy tính có thể giảm con số này tới 20%. Mục
tiêu chỉ có 400 người ở các bộ phận đó là không thực tế; vì đối thủ cạnh
tranh của Ford - Mazda chỉ có năm người trong số tài khoản cần thanh toán.
Để đạt được hiệu suất cao hơn, những người quản lý ở Ford đã xem xét lại
quy trình giao dịch. Giữa thời gian đơn hàng giao dịch được viết và thực sự
được phát hành để mua cái gì đó, có rất nhiều nhân viên xử lý đơn. Nếu chỉ
một trong số những người này tốn nhiều thời gian để làm việc, thì toàn bộ
hệ thống sẽ bị trì trệ. Giả sử, nếu chỉ một lượng nhỏ đơn hàng có vấn đề, thì
đa số thời gian của người đó sẽ dành vào việc giải quyết chúng. Điều đó
khiến mỗi đơn hàng được giải quyết với tốc độ rất chậm.
Việc này chứa đựng tiềm năng để sử dụng máy tính hiệu quả. Không những
máy tính có thể giảm thiểu sự kết hợp không phù hợp, làm chậm trễ hệ
thống, mà nó còn có thể phân loại những trường hợp khó với những trường
hợp dễ hơn và đảm bảo những trường hợp dễ hơn được xử lý với tốc độ
hợp lý. Một khi hệ thống mới hoạt động, bộ phận số tài khoản cần thanh
toán của Ford giảm đến 75%, toàn bộ quy trình trở nên nhanh hơn và chính
xác hơn một cách đáng kể.
Không phải trường hợp tái cấu trúc nào cũng liên quan đến việc giảm số
lượng đầu người, cho dù nhiều người nghĩ về nó đầu tiên.
3
Tổng quát hơn,
sự tái cấu trúc có thể cải thiện chất lượng dịch vụ. Một ví dụ khác, Mutual
Benefit Life, một công ty bảo hiểm nhân thọ lớn, nhận ra rằng trong khi xử
lý những ứng dụng, 19 người ở năm bộ phận thực hiện 30 bước khác nhau.
Nếu bạn dùng một ứng dụng đặc thù vào quá trình đó, bạn có thể hoàn
thành nó chỉ trong một ngày. Nhưng thay vào đó, ứng dụng này sẽ mất từ 5
đến 25 ngày. Vì sao? Thời gian vận chuyển. Tệ hơn là, nhiều sự thiếu hiệu
quả khác chồng chất lên bởi vì họ có thể quá tập trung vào một mục tiêu
chậm. Một lần nữa, hệ thống cơ sở dữ liệu chung của một hệ thống máy
