Không có tập tin dài đính kèm. Tập tin dài đã là quá khứ vì một lý do
hết sức hợp lý: không ai muốn mở một tập tin đến từ một người xa lạ và
cuối cùng bị vi-rút phá hoại toàn bộ hệ thống.
Thay vào đó, hãy đưa một vài đường dẫn vào trong email. Mời khách
hàng nhấp chuột vào các đường dẫn là cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để
đưa họ đến chính xác nơi mà bạn muốn, để tìm hiểu thêm về giải pháp của
bạn.
Giọng điệu trong email. Hãy nhớ lại những gì chúng ta vừa bàn về
giọng điệu khi bạn nói chuyện trên điện thoại. Giọng điệu trong email cũng
quan trọng như vậy. Trong email, giọng điệu của bạn được thể hiện ở cách
bạn viết email cũng như cách bạn lựa chọn từ ngữ.
Một email toàn từ viết hoa hay gồm quá nhiều chữ in đậm giống như la
hét vào mặt khách hàng vậy – ngay lập tức làm người khác mất cảm tình.
Nhiều dấu chấm cảm (!!!) hay các biểu tượng tình cảm (:D) cũng có thể
người đọc khó chịu và cho rằng bạn không có tác phong chuyên nghiệp.
Bạn hãy nhớ rằng bạn luôn phải giữ thái độ chuyên nghiệp. Như chúng ta
đã bàn, điều này không có nghĩa là bạn phải dùng những từ ngữ “đao to búa
lớn” hay viết thật nhiều. Điều này có nghĩa là bất kỳ lúc nào, bạn cũng phải
dùng ngôn ngữ rõ ràng và đáng tôn trọng.
Hãy cẩn thận lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp. Chuyên nghiệp có nghĩa là
bạn phải đảm bảo bạn đã kiểm tra lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả và lỗi đánh máy
trước khi ấn nút Gửi. Thiếu sót trong việc này sẽ luôn luôn tạo một ấn
tượng xấu về khả năng, tính chuyên nghiệp và tính cẩn thận của bạn.
Hãy suy nghĩ kỹ trước khi gửi email bên dưới.
