In thông tin:
Một chương trình quản lý cơ sở dữ liệu sắp xếp và in thông tin
bạn chọn theo mẫu. Bản in ra của một cơ sở dữ liệu được coi là một
báo cáo. Một báo cáo có thể là danh sách tên, hóa đơn khách hàng,
hoặc báo cáo hàng tháng. Đa số các chương trình quản lý cơ sở dữ
liệu cho phép bạn thiết kế báo cáo gồm các thông tin mong
muốn với cách bố trí phù hợp với yêu cầu của bạn. Một vài chương
trình được thiết kế để hiển thị và in dữ liệu theo mẫu cụ thể như
mẫu bảo hiểm, mẫu báo cáo thuế,…
3. Các dạng cơ sở dữ liệu
Trong công việc của thư ký hành chính, thường có hai dạng cơ sở
dữ liệu cơ bản là: cơ sở dữ liệu quản lý tệp tin và cơ sở dữ liệu quan hệ.
Quản lý tệp tin là dạng cơ sở dữ liệu đơn giản, giống như tủ chứa tài
liệu thông thường. Bạn sử dụng nó khi cần sắp xếp một nhóm
thông tin đơn lẻ, như tên và địa chỉ của tệp tin. Một vài ứng dụng
quản lý cơ sở dữ liệu được thiết kế để dùng với phần mềm quản
lý dữ liệu.
Những chương trình khác cho phép tạo ra dạng cơ sở dữ liệu phức
tạp hơn, đó là cơ sở dữ liệu quan hệ. Dạng cơ sở dữ liệu này liên quan
đến thông tin trong một tệp tin cơ sở dữ liệu hoặc thông tin trong
một cơ sở dữ liệu khác. Giả sử bạn có hai cơ sở dữ liệu: cơ sở dữ liệu
địa chỉ khách hàng và cơ sở dữ liệu đơn đặt hàng của khách hàng. Hai
cơ sở dữ liệu này được liên kết bằng một trường chung là số ID
khách hàng. Khi bạn gõ số ID khách hàng vào một đơn hàng, cơ sở
dữ liệu đơn hàng nhận được tên và địa chỉ của một khách hàng từ cơ
sở dữ liệu địa chỉ. Do đó, bạn không phải gõ lại tên và địa chỉ của
khách hàng mỗi lần hoàn thành một đơn hàng, vừa tiết kiệm thời
gian, công sức vừa giảm thiểu các sai sót.
