Khi cần gửi thư tới một nhóm người, có thể đưa địa chỉ của tất cả
vào trường To và CC. Tuy nhiên, điều này có nghĩa là địa chỉ thư
điện tử của họ sẽ được chia sẻ cho tất cả người nhận thư. Để tránh
điều này, có thể tạo một nhóm hoặc dùng trường BCC.
Nhiều chương trình thư điện tử như Microsoft Outlook cho phép
tạo nhóm và lưu địa chỉ thư điện tử từ danh bạ. Khi gửi thư đến
nhóm, mọi người trong danh sách đều nhận được thư.
Thư điện tử ngày nay rất tiện dụng nhưng không nên lạm dụng.
Tùy nội dung và mục đích trao đổi mà sử dụng thư điện tử, điện thoại,
hay gặp mặt trực tiếp hoặc gửi những văn bản giấy trang trọng để
đạt được hiệu quả thông tin cao nhất.
Nếu bạn phải rời văn phòng dài ngày mà không thể kiểm tra và
trả lời thư điện tử, nên dùng một thông báo vắng mặt tự động trả lời
thư đến.
Thư điện tử rác (spam) có thể tự động chạy vào hòm thư của bạn.
Đừng bao giờ được trả lời spam cũng không bao giờ kích vào bất kỳ
liên kết web nào trong thư spam vì như vậy sẽ khiến bạn bị nhận
nhiều spam hơn do kẻ gửi thư rác biết địa chỉ thư điện tử thật
của bạn.
Không nên sử dụng địa chỉ thư điện tử tại công ty cho mục đích
riêng tư, vì thư đó có thể được chuyển tiếp đến những người khác.
Ngay cả khi bạn xóa thư đó đi, công ty vẫn có thể xem lại chúng. Vì
vậy, cần tuân thủ những quy định về sử dụng thư điện tử cũng như
thời gian khai thác mạng Internet của công ty.
