Nếu nhận được một tin nhắn gửi nhầm, hãy bớt chút thời gian
trả lời người gửi để họ biết thư của họ đến nhầm địa chỉ. Vì có thể
chính bạn cũng từng có sai sót như vậy, nhưng không áp dụng điều
này cho thư rác.
Khi trả lời một thư điện tử, hãy gửi kèm bản sao của thư đó hoặc
trích dẫn những thông tin quan trọng. Điều này giúp người nhận
biết bạn trả lời tin nhắn nào.
Khi hộp thư đến đầy tin nhắn, hãy trả lời những thư mới nhất,
nhằm đáp ứng được yêu cầu về mức độ khẩn trương của công việc.
Sau đó, xóa bớt những thư không cần thiết, sắp xếp và đưa vào
thư mục lưu những thư đã đọc và trả lời.
Nên đánh dấu thư “khẩn cấp” hoặc “ưu tiên cao” trong trường
hợp cần thiết. Trên thực tế, khi gửi một thư khẩn cấp, nên cân
nhắc xem đó đã là phương tiện truyền tin tốt nhất hay chưa, vì
một cuộc điện thoại có thể hiệu quả hơn nhiều.
Trong hệ thống thư điện tử nội bộ, có thể lựa chọn hình thức
thông báo khi một người nhận được thư của bạn. Khi thư được đọc,
người gửi sẽ nhận được một xác nhận đọc.
Chuyển tiếp thư cho phép bạn dễ dàng chia sẻ thông tin với người
khác, nhưng có nguy cơ sẽ trở thành thư công cộng. Nếu không
muốn thư gửi đi bị chuyển tiếp, hãy nói rõ trong thư là thông tin
chỉ dành riêng cho họ.
Trong trường hợp buộc phải chuyển tiếp, hãy kiểm tra để chắc
chắn nội dung thư phù hợp. Gỡ bỏ mọi nội dung không cần thiết
và nhạy cảm trước khi
chuyển tiếp.
