Nếu đây là lần đầu tiên bạn gửi thư điện tử tới người nhận, hãy
giới thiệu về bản thân và giải thích tại sao bạn lại gửi thư. Hãy tỏ ra
kính trọng đối với những người bạn không biết.
Tạo tin nhắn ngắn gọn để tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.
Nếu có nhiều chủ đề, thì gửi thành những lá thư riêng biệt để
người nhận có thể xử lý thông tin độc lập và trả lời từng vấn đề
trong thời gian ngắn nhất.
Hãy sử dụng thể chủ động trong tin nhắn thay vì thể bị động;
dùng ngôn ngữ trung lập, để tránh những lỗi có thể hiểu lầm về
phân biệt giới tính, khu vực, vùng miền,… Đồng thời, hãy sử dụng
ngôn ngữ lịch sự, trang trọng, đối với những yêu cầu, đề nghị, hãy
diễn đạt lịch sự để nhận được sự hợp tác.
Đừng quên kiểm tra lỗi chính tả trong tin nhắn dù hầu hết các
chương trình thư điện tử đều có chức năng kiểm tra chính tả gắn
liền, nhưng bạn vẫn nên đọc và sửa tin nhắn trước khi gửi.
Bạn có thể dùng những chữ viết tắt phổ biến được dùng trong
kinh doanh nếu chắc rằng người nhận có thể hiểu.
Tránh dùng những chữ in hoa trong nội dung của tin nhắn. Theo
quy định của Internet, điều này có nghĩa là la hét, trừ trường hợp
bạn cần nhấn mạnh một từ như NGUY HIỂM hoặc CẢNH BÁO.
Với những thư điện tử gửi ra ngoài, nên coi người nhận đang sử
dụng hệ thống thư điện tử dạng văn bản đơn giản. Do đó, khi gửi thư
điện tử bạn không nên sử dụng:
Kiểu chữ nghiêng, đậm hoặc gạch dưới
Các dấu chấm tròn
