Để tránh việc gửi những tài liệu dung lượng lớn, có thể phần
mềm nén như Winzip. Lưu ý rằng định dạng của tài liệu có thể thay
đổi trên máy tính của người nhận. Nếu muốn định dạng tài liệu
không đổi trên màn hình cũng như trên bản in từ máy tính của người
nhận, hãy sử dụng Adobe Acrobat.
Hạn chế gửi file đính kèm nếu thấy không cần thiết. Có thể
tránh gửi tệp tin đính kèm bằng cách:
Cắt và chuyển dữ liệu vào trong thư điện tử;
Gửi tệp tin trên một trang web để tải về;
Gửi tệp tin trên đĩa mềm hoặc CD – ROM;
Gửi fax tài liệu;
In tài liệu và gửi qua bưu điện.
Nếu không thể mở được file đính kèm, hãy hỏi lại người gửi.
Nếu cần thiết, có thể đề nghị họ gửi lại.
Hãy cẩn thận với tệp tin đính kèm với những đuôi mở rộng như
exe, vbs, com, drv, dll, bin, sys,… rất dễ nhiễm virus. Hãy sử dụng và
thường xuyên cập nhật phần mềm diệt virus. Không mở tệp tin
đính kèm với những thư nhận được từ những người không quen biết.
Tất cả các chương trình e-mail đều có danh bạ địa chỉ (Address
Books) để quản lý các địa chỉ liên lạc. Có thể tạo danh sách cho
Address Book bằng cách điền thông tin hoặc thêm vào một danh
sách theo một trình lệnh. Khi cần gửi thư điện tử, bạn có thể lấy địa
chỉ của người cần gửi trong danh bạ.
e. Tệp tin chữ ký
