14
CÁC CHƯƠNG TRÌNH THÔNG
DỤNG ĐỐI VỚI CÔNG VIỆC THƯ KÝ
HÀNH CHÍNH
1. Phần mềm bảng tính
Nhiều thư ký hành chính sử dụng phần mềm bảng tính để thực
hiện công việc tính toán, cân đối ngân sách và những công việc
tương tự. Bảng tính hình cột được chia thành nhiều cột từ đỉnh và
hàng chạy sang bên cạnh. Hàng và cột giao nhau tại một hộp nhỏ
được gọi là ô, mỗi ô có một địa chỉ duy nhất, có hàng trăm hộp nhỏ
như thế trên mỗi trang.
Bảng tính lớn nhất có thể chứa hàng triệu ô tùy thuộc vào bộ nhớ
máy tính. Đối với hầu hết các ứng dụng bạn dùng có từ 500 - 1000
ô.
Có hai chương trình bảng tính được sử dụng phổ biến nhất
trong kinh doanh ngày nay là Microsoft Excel và IBM Lotus 1-2-3.
Để sử dụng bảng tính, các phần mềm bảng tính có bảng điều
khiển (control panel). Bảng điều khiển hiển thị thông tin về ô đang
hoạt động và khoảng trống để người sử dụng có thể gõ thông tin vào.
Ngoài ra, còn hiển thị trình đơn cho những hoạt động như lưu, in, tải,
và các chức năng khác.
Trong một bảng tính, thường có các thông tin sau: nhãn, số hoặc
công thức. Nhãn dùng để miêu tả thông tin trong bảng tính, như
