chính là những phần mềm như: Microsoft Word, Corel
WordPerfect và Lotus Word Pro. Trong đó, Microsoft Word được sử
dụng rộng rãi nhất.
Các máy tính đều được cài chương trình soạn thảo và việc sử
dụng khá đơn giản, tiện lợi. Ngoài việc tạo mới văn bản, chương trình
còn có các chức năng như: xóa văn bản, khôi phục lại văn bản, cắt
dán để di chuyển văn bản, tìm kiếm và thay thế các ký tự/chuỗi ký
tự trong văn bản,… Những tính năng này hỗ trợ người sử dụng rất
nhiều trong công việc, đặc biệt khi công việc thường xuyên của một
thư ký hành chính là chuẩn bị giấy tờ, tài liệu.
Để có được những bản in đẹp mắt, bạn phải chú ý đến định dạng
tài liệu, khoảng cách dòng, lề, kiểu chữ, cỡ chữ, quy định về thụt
đầu dòng,…
Để thống nhất cho toàn bộ tài liệu, bạn nên dùng định dạng
trang cho tất cả hoặc từng phần văn bản.
Chức năng in cho phép xác định cụ thể thông tin về văn bản được
trình bày như: những trang nào sẽ được in, in ở chế độ bình thường
hay tiết kiệm mực, in ra bao nhiêu bản, văn bản trình bày dạng đứng
hay nằm ngang, khổ giấy sử dụng và in một hay hai mặt.
Các chương trình đều có tính năng xem trước khi in, cho phép
người sử dụng nhìn bản in hiển thị trên màn hình giống như khi tài
liệu được in ra trên giấy. Khi đã lựa chọn được bản in chuẩn, nhớ lưu
lại để tránh trường hợp lỗi máy in có thể làm mất văn bản cuối
cùng.
Việc lưu tài liệu giúp bạn xem lại khi cần, hoặc sử dụng chúng để
tạo một tài liệu tương tự mà không phải làm lại từ đầu. Trong quá
trình cập nhật tài liệu, phải ghi liên tục để có thể lưu lại được những
thay đổi dù là nhỏ nhất của văn bản.
