Ngoài ra, các chương trình soạn thảo còn có tính năng kiểm tra
chính tả tự động, chỉ ra những lỗi sai cả về văn phạm và chính tả. Sử
dụng tính năng này rất hữu ích cho thư ký hành chính, vì một lỗi
nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến lợi ích của công ty như mất một
khách hàng hoặc lỡ một cơ hội.
Tuy nhiên, đây chỉ là công cụ hỗ trợ nên bạn vẫn phải đọc và soát
lại tài liệu trước khi in ra hoặc gửi đi. Máy móc không thể đảm bảo
hoàn toàn cho bạn, chúng không thể phát hiện ra một từ hoặc cụm từ
đúng so ngữ pháp nhưng lại không đúng trong ngữ cảnh để chỉnh
sửa.
3. Kỹ thuật chế bản điện tử
Kỹ thuật chế bản điện tử cho phép tạo quảng cáo, thư mời và sách
hướng dẫn mà không phải đi tới cơ sở chuyên nghiệp. Rất nhiều
thư ký hành chính sử dụng phần mềm chế bản điện tử để tạo các
ấn phẩm chất lượng cao có thể in ngay tại văn phòng hoặc mang tới
hàng in để sao chép với khối lượng lớn.
Kỹ thuật chế bản điện tử tập trung vào cách bố trí văn bản và
đồ họa trên một trang, có thể sử dụng một vài chương trình như
Microsoft Word để chế bản điện tử. Nhưng cần phải có phần
mềm chuyên dụng với nhiều công cụ để tạo đồ họa, thêm hiệu ứng
đặc biệt và bố trí danh mục trong phần mềm chế bản điện tử.
Ngoài phần mềm chế bản điện tử, bạn cần một hệ thống
thiết bị máy tính văn phòng đầy đủ. Phần cứng chế bản điện tử
gồm: một thẻ đồ họa, máy in màu, máy quét và máy ảnh kỹ thuật
số.
Các chương trình như Adobe PageMaker, QuarkXPress và
Microsoft Publisher là những phần mềm liên kết chặt chẽ với kỹ
