Việc viết thư chiếm ít nhất một phần ba thời gian giải quyết
các công việc văn phòng của bạn. Bất kỳ kỹ năng nào bạn có hoặc cải
thiện trong lĩnh vực này không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn, hiệu
quả hơn mà còn nâng cao khả năng thăng tiến của bạn.
1. Phong cách thư từ
Nếu là người mới thì bạn sẽ không được quyết định phong cách
thư từ sử dụng trong công ty. Một phong cách có thể đã định hình
trước đó sau rất nhiều thử nghiệm.
Theo đó, bạn sẽ được hướng dẫn phong cách trình bày và viết
thư. Nhiều công ty có những quy định rõ ràng về: hình thức trình
bày (kiểu chữ, cỡ chữ, lề, cách đặt tiêu đề, chữ ký, khẩu hiệu, biểu
tượng,…), văn phong (trang trọng hay thân mật), với một số thư còn
có thể có mẫu sẵn, chỉ việc thay tên đối tượng và ngày tháng…
Trong trường hợp này, bạn hãy đọc kỹ quy định và tuân thủ các
quy định đó. Để chắc rằng công việc mình làm là hợp lệ và không
gây ra bất cứ sai sót nào, hãy áp dụng các mẫu thư có sẵn hoặc tham
khảo ý kiến của những người làm trước trước khi gửi đi một thông
điệp chính thức.
2. Các phần cơ bản của thư kinh doanh
Một thư kinh doanh bao gồm các phần cơ bản như sau:
· Ngày tháng: được đặt khoảng từ dòng thứ hai tới thứ sáu kể từ
dòng cuối cùng của phần in đầu giấy viết thư. Đối với thư từ
tiếng Anh, nên viết ngày tháng theo dạng: January 1, 2006; còn
trong tiếng Việt, ngày tháng thường được đi kèm với địa điểm: Hà
Nội, ngày 25 tháng 6 năm 2010.
