Trong văn phòng nên có một bản đồ thế giới, bản đồ quốc gia
và bản đồ khu vực để xác định được địa điểm khi cần thiết.
3. Lập kế hoạch làm việc
Việc đầu tiên khi đến văn phòng là làm thoáng mát phòng (mở
cửa kính, cửa sổ,…) sau đó sắp xếp lại bàn ghế, dọn dẹp, lau mặt
bàn,… Đồng thời, kiểm tra các vật dụng văn phòng để bổ sung khi
cần thiết; chuẩn bị sẵn sổ ghi chép và bút chì cho việc nhận tin
nhắn qua điện thoại hay ghi chép khi được giao nhiệm vụ quan
trọng.
Tham khảo lịch trên bàn làm việc hoặc lịch trên máy tính để ghi
nhận các công việc phải làm trong ngày. Kiểm tra danh sách những
công việc sẽ diễn ra như: hẹn, họp, hạn thanh toán: lương, hóa đơn,
thuế và bảo hiểm. Đưa cho sếp danh sách những cuộc hẹn, chuẩn bị
những tài liệu cần thiết mà sếp sẽ dùng.
Hãy sắp xếp các hoạt động hợp lý để đạt hiệu quả cao nhất.
Cố gắng thu xếp nhiều công việc khi phải rời bàn để giải quyết
một loạt; sử dụng điện thoại hay thư điện tử thay vì tận tay gửi tin
nhắn, trừ khi được yêu cầu.
Nếu bạn làm việc liên quan đến gửi thư hay giao hàng, hãy lập
kế hoạch về thời gian nhận và giao hàng trong đầu. Ghi danh sách
những việc cần làm hàng ngày trên giấy hoặc trên máy tính, và
gạch đi từng mục khi đã hoàn thành.
Trước khi rời văn phòng, hãy liệt kê danh sách những công việc
bạn phải làm vào ngày hôm sau. Sau đó, cất toàn bộ giấy tờ và dữ
liệu về công việc đang tiến hành vào ngăn kéo hoặc tủ tài liệu. Sổ
sách, tài liệu quan trọng như danh sách khách hàng hay sổ sách kế
toán, hóa đơn, chứng từ nên được cất ở ngăn kéo có khóa.
