6
SẮP XẾP CÁC CUỘC HỌP
1. Cấu trúc của cuộc họp
Cho dù chúng ta có thích hay không thì các cuộc họp vẫn luôn là
hoạt động khá thường xuyên và tốn kém thời gian trong công việc
kinh doanh. Bạn phải lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, thông báo nội
dung và gửi tài liệu cho những người có liên quan đến cuộc họp. Đây
là công việc yêu cầu thư ký hành chính phải có tinh thần trách
nhiệm cao, xử lý linh hoạt và nhanh nhạy.
Các công việc chủ yếu gồm: kiểm tra thời gian trong lịch trình
của những người tham dự, sau đó chọn thời gian và địa điểm phù
hợp, gửi thư mời, chuẩn bị tài liệu và có thể phải gửi cả tài liệu kèm
thư mời.
Có những cuộc họp định kỳ của ban giám đốc, nhưng thư ký vẫn
phải lên lịch họp, gửi thư mời, thư xác nhận, lập chương trình cho
cuộc họp.
Ngoài ra, còn có những cuộc họp đột xuất, chỉ được thông báo
trước vài chục phút. Khi đó, bạn phải sử dụng điện thoại, có thể cả e-
mail hoặc thông báo cho những người tham dự. Bên cạnh đó, bạn
cũng phải nhanh chóng chuẩn bị phòng họp, tài liệu để phát cho
những người tham dự (nếu có), nếu cần sử dụng máy chiếu và
các dụng cụ hỗ trợ khác thì cũng phải
chuẩn bị.
2. Các kiểu họp
