Các công ty đều tổ chức các cuộc họp hàng năm, vào đầu năm
và cuối năm, để tổng kết lại năm cũ và đưa ra kế hoạch cho năm
mới. Trong đó, có thể sẽ là bình bầu, đánh giá về các nhân viên, bổ
sung hoặc thay đổi các vị trí quản lý,…
Đối với các công ty đại chúng, còn có cuộc họp cổ đông để lựa
chọn người quản lý. Ngoài ra, các cuộc họp khác được tổ chức khi có
đề xuất và cần có sự đồng thuận của tất cả các cổ đông như:
tăng hay giảm vốn, sửa đổi điều lệ công ty, chia tách hoặc sáp nhập
công ty.
Các cuộc họp cổ đông hàng năm có những quy định pháp lý đặc
biệt về thời gian gửi thông báo họp. Thông báo phải được gửi kèm
với nội dung của cuộc họp, các biểu mẫu như: bỏ phiếu tín nhiệm, …,
gửi theo hình thức thư bảo đảm và cước phí được thanh toán trước.
Nhiệm vụ của thư ký hành chính khi đó sẽ bao gồm: chuẩn bị
thông báo cho cuộc họp, các biểu mẫu, giấy ủy quyền trong trường
hợp cổ đông không thể tham dự trực tiếp,… Những biểu mẫu này
phải được gửi cho những người có liên quan theo điều lệ của công ty.
Những thông báo này phải được gửi trước thời gian diễn ra cuộc họp
từ 3 đến 4 tuần.
Thư ký hành chính phải sắp xếp phòng họp và các thiết bị cần
thiết phục vụ cuộc họp. Phải chuẩn bị và phân phát chương trình
cuộc họp đến những người có liên quan. Vào ngày họp, chuẩn bị các
giấy tờ cần thiết và đặt trên bàn của chủ tịch cuộc họp. Ngoài ra,
bạn có thể sẽ phải lo đến những công tác hậu trường khác như: đồ
uống hay ăn nhẹ, khăn giấy, hoa,… để cuộc họp diễn ra trang trọng,
lịch sự nhất.
Bạn có thể cũng sẽ là thư ký cuộc họp, hãy ngồi bên cạnh chủ tịch
để có thể nghe rõ nhất. Trước khi họp, hãy đọc tất cả các quyết
