định và báo cáo sẽ được trình bày. Càng hiểu rõ về mục đích và
những người tham dự cuộc họp, bạn càng dễ dàng ghi chép.
Các cuộc họp của ban giám đốc thường được quy định trong
điều lệ công ty. Hầu hết các công ty đều có các cuộc họp ban
giám đốc định kỳ, hàng quý hoặc hàng năm; các cuộc họp này có thể
không bắt buộc phải thông báo bằng văn bản. Bạn có thể liên lạc
với các giám đốc bằng điện thoại hoặc thư điện tử để thông báo cho
họ về cuộc họp sắp tới. Danh sách những người tham dự cần được
lập và duyệt trước.
Những cuộc họp khác không mang tính định kỳ thì buộc phải có
lịch trình trước. Bạn nên gửi thư mời, lịch trình và nhắc lại sau đó.
Hãy kiểm tra thật kỹ những thông tin trên thư mời trước khi in ra.
Xác nhận ngày, tháng, giờ, địa điểm và tên của những người diễn
thuyết.
3. Lập kế hoạch cho các cuộc họp
Trước đây, việc lập kế hoạch cho một cuộc họp tốn rất nhiều
thời gian. Ngày nay, với công nghệ máy tính và phần mềm trên
máy tính, việc lên lịch cho một cuộc họp chỉ cần vài lần kích chuột.
Tuy nhiên, bạn phải cân nhắc các hoạt động chính trong cuộc
họp, để sắp xếp cho khoa học và hiệu quả nhất; đồng thời, phải
xem xét chức vụ, địa vị của những người tham gia để xếp chỗ ngồi,
thể hiện sự kính trọng.
Ngoài ra, việc chọn địa điểm cuộc họp cũng rất quan trọng. Tùy
quy mô, tính chất cuộc họp mà lựa chọn diện tích phòng họp cũng
như thiết bị hỗ trợ cần thiết.
