Để tránh những sai sót này, bạn có thể sử dụng Microsoft Outlook
để quản lý thông tin cuộc họp. Chương trình này cho phép bạn gửi và
nhận thư điện tử, quản lý danh bạ, lên lịch và lập kế hoạch, duy trì
những ghi chép hàng ngày.
Bạn có thể sử dụng chương trình Outlook lên lịch các cuộc hẹn và
phân bổ khối thời gian của mình. Khi xem lịch của mình qua
Outlook, nếu bạn kích vào NEW trên thanh công cụ, cửa sổ Cuộc
hẹn mới sẽ mở ra. Trên cửa sổ này, bạn có thể điền chủ đề, địa
điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc hẹn. Nếu cuộc hẹn trùng
với kế hoạch khác, sẽ xuất hiện thông báo. Bạn cũng có thể tạo
nhắc việc cho cuộc hẹn để nhắc bạn về cuộc hẹn trước một khoảng
thời gian tùy chọn. Nhắc việc sẽ xuất hiện khi bạn mở chương trình
Outlook.
Để lập kế hoạch cho cuộc họp trong Outlook, hãy sử dụng công cụ
Meeting Planner để tạo và gửi lời mời về cuộc họp và đặt trước các
thứ cần thiết. Meeting Planner cho phép bạn mời những người
tham dự, xem xét khả năng tham dự của họ, chọn địa điểm và thời
gian họp. Bạn có thể điền tên người và các vật dụng cần thiết vào
danh sách All Atendees (Tất cả những người tham dự), hoặc bạn có
thể dùng nút “Invite others” (Mời những người khác). Bạn có thể
chọn từng cá nhân từ Address Book và thêm vào danh sách All
Attendees, để chế độ là bắt buộc hay không bắt buộc. Danh sách
All Atendees sẽ hiển thị từng người và nội dung thuyết trình (nếu
có) tại cuộc họp.
Khi cân nhắc khả năng có mặt của những người tham dự, công cụ
Meeting Planner sẽ chỉ cho bạn kế hoạch về thời gian với thanh
màu xanh khi người đó đã có kế hoạch cho việc khác. Nếu thời gian
để trống, thì người đó sẵn sàng.
