Sau khi thông báo về cuộc họp được gửi đi, hồi đáp về cuộc họp
sẽ được gửi đến Hộp thư đến của bạn (Inbox) và có thể được theo
dõi trong cửa sổ Cuộc hẹn (Appointment window)
Tương tự như vậy, bạn cũng sẽ nhận những lời mời họp trong hòm
thư đến. Bạn có thể chấp nhận, từ chối, hoặc đưa ra phản hồi
khác. Khi kích vào một trong những nút chấp nhận, Outlook sẽ mở
một hộp tin nhắn để bạn có thể lựa chọn các trả lời.
Ngay sau khi thư mời được gửi đi và chấp nhận, nó sẽ được tự
động thêm vào kế hoạch của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng chương trình IBM Lotus Notes để lên
kế hoạch cho cuộc họp và xem xét khả năng có mặt của những người
tham dự với tính năng tương tự như Microsoft Outlook.
4. Chương trình nghị sự của cuộc họp
Chương trình nghị sự giống như bản đồ chỉ đường cho cuộc họp.
Chương trình này cho người tham dự biết kế hoạch cho cuộc họp là
gì, đưa ra các hướng dẫn và mục đích. Một chương trình nghị sự bao
gồm:
Thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp;
Địa điểm cuộc họp;
Chủ đề chính và các vấn đề liên quan;
Thời gian mỗi chủ đề được thảo luận;
Người thuyết trình cho mỗi chủ đề;
Chủ trì cuộc họp (tên, chức danh,…)
Có thể tham khảo mẫu chương trình nghị sự như dưới đây:
