Lập danh sách những người sẽ tham dự để kiểm tra số người
tham dự. Nếu cần có ký xác nhận, có thể chuyển danh sách vòng
tròn cho những người tham dự ký khi cuộc họp bắt đầu.
Nếu cần, có thể vẽ sơ đồ vị trí cuộc họp để giới thiệu những
người mới dễ hơn và tìm được người nhanh nhất.
Nếu bạn sử dụng phần mềm trong Microsoft Word, bạn có thể
sử dụng Agenda Wizard để tạo chương trình nghị sự. Để truy cập vào
Agenda Wizard, kích vào trình đơn File, sau đó chọn New. Trên hộp
thoại New, chọn tab Other Document, sau đó chọn Agenda Wizard
rồi nhấn OK.
Agenda Wizard sẽ hỏi bạn những câu hỏi về cuộc họp và khi nào
hoàn thành, Agenda Wizard sẽ tạo ra một chương trình nghị sự. Bạn
có thể gửi chương trình nghị sự kèm theo thư mời họp hoặc in ra và
mang tới cuộc họp.
5. Biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp là bản ghi chép về những gì đã diễn ra trong
cuộc họp. Biên bản giúp người tham dự cuộc họp xem xét lại cuộc họp
sau đó, tìm kiếm những vấn đề chưa giải quyết xong và những
việc cần hành động. Trong một số trường hợp, như cuộc họp cổ
đông hoặc ban giám đốc, biên bản được lập theo mẫu như quy định
của pháp luật và có trong quy định biểu mẫu của công ty.
Bạn có thể ghi chép biên bản bằng tay, gõ trên máy tính hoặc sử
dụng thiết bị thu âm. Dù dùng phương pháp nào, bạn phải đảm bảo
ghi được những yếu tố quan trọng của cuộc họp như: loại hình họp,
tên công ty, ngày giờ, người chủ trì, người thuyết trình chủ đề
chính, và các nội dung khác có liên quan.
