Nếu đã chuẩn bị đề cương dựa trên chương trình nghị sự, bạn đã
có những nội dung chính của biên bản, trong cuộc họp, và chỉ phải
ghi bổ sung trên diễn biến thực tế của cuộc họp.
Biên bản cuộc họp phải được viết bằng ngôn ngữ trang trọng,
thông thường sẽ có những nội dung chủ yếu sau:
Tên tổ chức
Tên người chủ trì
Ngày, giờ và địa điểm cuộc họp
Danh sách những người tham dự và những người vắng mặt
Nội dung công việc/chủ đề thảo luận tại cuộc họp
Người thuyết trình các chủ đề
Các vấn đề phát sinh, hướng giải quyết
Những việc còn tồn đọng
Văn bản phát sinh trong/sau quá trình họp
Ngày giờ cuộc họp tiếp theo
Chữ ký của người ghi chép, những người tham gia cuộc họp.
Tránh ghi lại từng lời bình luận mà chỉ ghi những ý chính, tập
trung giải quyết trực tiếp vấn đề được đưa ra thảo luận, sau đó
tổng kết các ý kiến.
Để việc ghi chép hiệu quả, bạn nên chuẩn bị trước nội dung biên
bản để theo sát diễn biến cuộc họp. Cũng đừng đợi quá lâu mới ghi
biên bản vì có thể sẽ bỏ sót thông tin.
