Gửi thư mời và xác nhận số lượng tham dự.
Các hoạt động chuẩn bị trực tiếp cho hội nghị gồm:
Tài liệu phục vụ hội nghị (nội dung chương trình, giới thiệu về
người diễn thuyết,…) để phát cho khách mời;
Căn cứ số lượng khách để chuẩn bị bàn, ghế;
Các báo cáo cần phê duyệt: về nội dung hội nghị, báo cáo tài
chính, kế hoạch chi tiêu;
Kế hoạch quảng bá, truyền thông;
Lập chương trình nghị sự, kế hoạch đi lại/đưa đón khách mời.
Để tránh thiếu sót, bạn nên xếp sẵn tài liệu thành các tập dễ
tìm, trên vé mời vẽ sơ đồ chỉ dẫn đường đi, … Nếu chương trình còn
kết hợp với đi du lịch, thăm các di tích, cảnh quan tại địa phương
hoặc có các sự kiện ngoài trời thì phải có sự hỗ trợ của các đơn vị
chuyên nghiệp tổ chức. Bạn cần phải hợp tác với địa điểm tổ chức
hội nghị lên kế hoạch cho các bữa ăn, đồ uống; cân nhắc thực
đơn để dự trù kinh phí và phương thức phục vụ.
Với những hội nghị lớn, bạn còn phải chuẩn bị huy hiệu, hoa cài,
băng rôn, biển hiệu. Bạn nên chuẩn bị danh sách khách mời để đảm
bảo không bị thiếu; danh sách này cũng được để tại bàn đăng ký vào
ngày đầu tiên của hội nghị, sau khi nhận được huy hiệu, hoa cài,
khách mời sẽ ký nhận và bạn dễ dàng kiểm soát được số lượng khách
mời. Có thể phát luôn cho họ tài liệu, vé ăn tại bàn đăng ký.
Phải có chỉ dẫn phía bên ngoài địa điểm về phòng nghỉ ngơi và
phòng hội nghị.
