Nếu hội nghị có khách quốc tế, bạn cần phải chuẩn bị phiên
dịch.
Lên kế hoạch đăng tin trên báo chí, các hoạt động truyền thông,
bố trí người chụp ảnh để bám sát các hoạt động của hội nghị.
Cần hợp tác về an ninh với địa điểm tổ chức hội nghị hoặc dịch
vụ an ninh; liên hệ với bãi đỗ xe để có chỗ đỗ xe cho những người
tham dự. Cung cấp cho bên thực hiện dịch vụ an ninh và quản lý bãi
đỗ xe chương trình nghị sự chính thức, liệt kê thời gian các sự kiện để
họ bố trí lực lượng cần thiết và đảm bảo về bãi đỗ xe.
Khi khách tới, bạn nên chào đón và đưa họ tới hội nghị. Hãy đóng
vai trò chủ nhà và giới thiệu mọi người với nhau, hộ tống, hướng dẫn
và giúp đỡ mọi người ở những nơi bạn có thể.
Bạn có thể được yêu cầu tham gia một vài cuộc họp nhóm, ghi
biên bản, xử lý thư từ hoặc gửi/nhận hàng chuyển phát nhanh đến
trong quá trình hội nghị.
Kết thúc hội nghị, gỡ bỏ tất cả tài liệu, băng rôn còn lại trong
phòng họp. Kiểm tra lại các thiết bị trong phòng để bàn giao cho
điểm tổ chức hội nghị. Nếu có mất mát, cần tiến hành tìm kiếm
và báo lại cho người có trách nhiệm, lập biên bản có ký nhận của
những người liên quan.
Khi trở lại văn phòng, cần hoàn thành báo cáo, biên bản hoặc các
giấy tờ, thư từ liên quan đến hội nghị. Bạn cũng cần gửi thư cảm
ơ
n, biên bản cuộc họp đến khách mời và những người liên quan.
Cuối cùng, cần tính toán chi phí và điền vào bản tổng kết thu
chi, sau đó cập nhật tài liệu cuộc họp. Nếu bạn có đề xuất, sáng
kiến để cải thiện, hãy ghi vào giấy nhớ, kèm theo tài liệu.
