7
LƯU TRỮ HỒ SƠ
1. Nhiệm vụ then chốt
Lưu giữ các ghi chép chính xác và duy trì hệ thống sắp xếp dữ
liệu cập nhật thường xuyên là trách nhiệm của đa số các thư ký hành
chính.
Những công ty lớn thường có bộ phận lưu giữ tài liệu chung, tất
cả các giấy tờ được cất giữ, bảo quản chuyên nghiệp. Ngoài ra, tài
liệu còn được lưu trữ theo khu vực hành chính và những công ty nhỏ
có thể chỉ có một vài ngăn tủ chứa tài liệu cho hoạt động toàn công ty.
Trong trường hợp này, thư ký hành chính luôn là người chịu trách
nhiệm lưu trữ và cập nhật. Bạn cần làm quen với các hệ thống sắp
xếp dữ liệu thường được sử dụng trong các văn phòng.
Ngày nay, đa số các công ty đều cất giữ thư từ và tài liệu trong
máy tính và đĩa. Nhưng khối lượng thư từ và tài liệu được lưu trữ
tăng lên hàng ngày, vì vậy, thư ký hành chính phải cập nhật và duy trì
việc lưu trữ thường xuyên.
Sau đây là danh sách kiểm tra trước khi sắp xếp tài liệu vào tủ
lưu trữ:
Chuẩn bị giấy tờ bằng cách tách riêng thư từ cá nhân và thư từ,
tài liệu kinh doanh;
Kiểm tra tài liệu được ghim, đảm bảo rằng những giấy tờ cùng
loại đã được ghim cùng nhau;
Gỡ bỏ toàn bộ các kẹp giấy;
