mục nên có nhãn ghi rõ tên của từng khách hàng, xếp chung trong
thư mục dự án,…
Trong những tuần đầu của năm mới nên giữ những tài liệu của
năm cũ và năm mới cạnh nhau, để khi tìm thấy có thể bổ sung. Nên
dùng màu khác nhau đánh dấu cho các năm khác nhau để tiện tra
cứu.
Khi tài liệu cần phân loại theo chủ đề chứ không theo tên của
một người hoặc một công ty thì sắp xếp theo chủ đề. Cách này hữu
ích khi giải quyết với các vấn đề quảng cáo, tên sản phẩm, chi
nhánh hoặc khối lượng tài liệu lớn thuộc cùng một vấn đề.
Danh sách chủ đề nên dễ hiểu, đơn giản và xếp theo thứ tự bảng
chữ cái hoặc mã số. Nếu sử dụng mã số, phải có bảng chú dẫn
kèm. Tài liệu trong các thư mục chủ đề được sắp xếp theo thứ tự
thời gian và luôn để những ngày gần nhất lên trước.
Bảng chú dẫn chủ đề giúp bạn tránh việc sắp xếp tài liệu với
một chủ đề mới khi đã có một thư mục cho chủ đề đó. Bảng chú dẫn
chủ đề cũng giúp một người không phải thư ký hành chính có thể
theo dõi thông tin trong tài liệu.
Sắp xếp theo bảng chữ cái các tài liệu và bảng chú dẫn như sau:
Tên riêng hoặc tên cá nhân: Tên của người được sắp xếp
theo tên họ. Khi tên họ giống nhau, thì căn cứ vào thời gian
xuất hiện;
Tên công ty hoặc tên kinh doanh: Các từ được nối bằng
dấu gạch ngang được coi như một từ. Nếu dấu gạch ngang
được dùng trong tên công ty thay vì dấu phẩy, từng từ trong tên
được coi như một từ riêng, do đó tên được sắp xếp theo từ đầu
