tiên. Tên thứ hai sau dấu gạch ngang chỉ dùng khi có tên công ty
khác trùng với tên đầu tiên.
Nếu tên công ty là một cụm danh từ hoặc được viết như hai từ,
thì sắp xếp thứ tự giống như khi chỉ có một từ.
Trong trường hợp tên công ty là tên một người đầy đủ, sẽ sắp
xếp theo tên họ, sau đó là tên gọi và tên đệm nếu có.
Khi có nhiều hơn hai công ty có tên giống nhau thì xếp công ty
xuất hiện trước lên trước.
Những chữ cái đơn lẻ được coi như từ và được sắp xếp theo thứ
tự bảng chữ cái, đứng trước các từ chỉ tên.
Viết tắt cũng được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái như khi
được viết đầy đủ.
3. Tủ chứa tài liệu
Tủ chứa tài liệu tiêu chuẩn có bốn ngăn kéo, chứa được những tài
liệu viết trên giấy khổ A4. Nếu công ty sử dụng nhiều khổ giấy
khác nhau, nhiều bản vẽ, thuyết trình thì cần những ngăn tủ rộng
chuyên biệt cho những khổ giấy này.
Ngăn tủ chứa tài liệu nên để gần bàn làm việc của bạn vì bạn sẽ
phải dùng tới nó thường xuyên. Dán nhãn cho các ngăn kéo theo
hàng ngang (từ trái sang phải) hoặc dọc (từ trên xuống dưới). Nếu
sử dụng hệ thống bảng chữ cái, ngăn kéo trên cùng nên đánh dấu
“A - G”, ngăn thứ hai “H - M”…
Bàn của thư ký nên có một ngăn kéo liền, thuận tiện cho những
tài liệu dùng thường xuyên, bạn có thể lấy tài liệu nhanh chóng mà
không phải rời bàn làm việc.
