Lấy băng giấy dính lại các tài liệu bị rách;
Gạch dưới bằng bút đánh dấu tên hoặc chủ đề của giấy tờ
được sắp xếp.
Trên các thư mục tài liệu, đặt miếng gắn ở giữa hoặc ở vị trí bên
phải lề của thư mục để dễ nhận biết.
Khi sử dụng nhiều bộ tài liệu, nên tách các bộ tài liệu bằng
những màu nhãn khác nhau. Mỗi mục nên có màu riêng để có thể tìm
thấy dễ dàng. Trên các nhãn ghi rõ tên thư mục, ngày lập, số
lượng,…
2. Hệ thống sắp xếp cơ bản
Những hệ thống sắp xếp cơ bản được sử dụng trong các văn
phòng kinh doanh bao gồm: bảng chữ cái, chủ đề, khu vực.
Tài liệu được sắp xếp dưới 10 hoặc ít hơn, đánh số từ 000 đến
900. Mỗi chủ đề được chia ra thành 10, các tiểu đề từ 10 đến 90 và
theo trước là số hàng trăm. Mỗi tiểu đề có thể được chia nhỏ ra
thành 10, các chủ đề sâu hơn đánh số từ 1 đến 9, theo trước là số
hàng chục và hàng trăm.
Hệ thống bảng chữ cái là phương pháp sắp xếp được sử dụng
rộng rãi nhất, vì hiệu quả cao và không quá phức tạp. Tài liệu được
sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tên của các chủ đề. Mỗi nhãn
được ghi tên và dính vào mỗi thư mục.
Các giấy tờ trong thư mục được sắp xếp theo thứ tự thời gian
với ngày gần nhất thì ở trước. Khi có quá nhiều thư từ với một
khách hàng, sẽ cần vài thư mục để lưu tất cả các tài liệu. Trong
trường hợp này, nên chia tài liệu theo khoảng thời gian như thư mục
cho từng năm một. Nếu có vài dự án cho một khách hàng, mỗi thư
