Ngoài ra, còn có các cuộc họp trù bị để thảo luận trước những vấn
đề này. Khi đó, việc ghi văn bản có thể không cần thiết.
Nếu công ty lớn, còn có các cuộc họp trong nhóm, bộ phận,
phòng ban, khi đó người ghi biên bản có thể là người trong phòng
ban hoặc họ yêu cầu sự giúp đỡ của thư ký hành chính với tư cách là
thư ký cuộc họp, thực hiện việc ghi chép. Bạn hãy sẵn sàng mỗi khi
được yêu cầu.
Ngoài biên bản cuộc họp, còn có thể có các văn bản khác được lập
và thông qua tại cuộc họp như: Nghị quyết, Quyết định,… Tham
khảo các văn bản này trong Phụ lục 1.
6. Chuẩn bị cho hội nghị
Ngoài các cuộc họp, công ty còn tổ chức các hội nghị như: Hội
nghị cổ đông, hội nghị khách hàng,… Thư ký hành chính sẽ được yêu
cầu trợ giúp trong việc lên kế hoạch và hợp tác trong các hội nghị
của công ty, các công việc như: chuẩn bị sự kiện, thực hiện các trách
nhiệm trong suốt hội nghị và làm theo các hoạt động sau khi hội
nghị kết thúc.
Chuẩn bị cho hội nghị bao gồm xem xét các khoản mục liên quan
đến tiện nghi và người thuyết trình của hội nghị:
Đặt chỗ cho hội nghị: đặt trước phòng khách sạn, chọn quy mô
phòng và mức giá,… (có thể có phòng tổ chức chính và phòng giải
lao);
Kiểm tra thiết bị phục vụ cho hội nghị (máy chiếu, loa,…) và
thiết bị an toàn (phòng chống cháy nổ, báo động, cửa thoát
hiểm,…);
Phục vụ đồ ăn uống;
