ngoại tệ để mua máy móc tân tiến đòi hỏi cần phải có từ nước ngoài. Trang thiết
bị mà Toyota có khả năng mua sắm được cần phải được sử dụng một cách tốt
nhất. Hệ thống do Ohno điều chỉnh dựa trên những đòi hỏi thực tế này đơn giản
một cách bất ngờ nhưng dù sao nó cũng tượng trưng cho một cuộc cách mạng
trong sản xuất.
Thông qua phương pháp thử và sai, Ohno đã tìm ra nhiều cách chia nhỏ thời
gian cần thiết để hoàn thành những công việc nhất định, cho phép máy móc
được sử dụng một cách hiệu quả hơn. Chẳng hạn như, quy trình thay khuôn
nặng (hay khuôn dập), thứ được dùng để dập nổi nhiều bộ phận bằng thép khác
nhau của ô tô trong những chiếc máy dập ép khổng lồ, thường mất hết cả một
ngày tại các nhà máy sản xuất ô tô của Mỹ vào thập niên 50. Có trong tay ít
khuôn hơn để dập nhiều bộ phận đa dạng khác nhau, Ohno không thể để mất
nhiều thời gian như vậy. Ông lắp đặt những con lăn đặc biệt để di chuyển các
khuôn dập tới lui ở các vị trí. Đến cuối thập niên 50, Toyota có thể thay một
khuôn dập chỉ trong vòng 3 phút. Những bí quyết như vậy được giới thiệu tới
toàn bộ dây chuyền lắp ráp.
Ohno chia nhân viên của mình thành nhiều nhóm. Mỗi nhóm có một người
đứng đầu và được giao một nhiệm vụ nhất định để hoàn tất dây chuyền lắp ráp.
Khác với ở Mỹ, nơi mỗi công nhân chỉ làm duy nhất một việc, các thành viên
trong nhóm do Ohno phân chia thường phải học làm vài việc. Các công nhân
cũng được đòi hỏi phải là những người giám sát chất lượng. Thay vì để các vấn
đề rắc rối, chẳng hạn như bộ phận ô tô sai hỏng, cho các nhà quản lý chất lượng
đặc biệt xuống tận dây chuyền lắp ráp giải quyết giống như trong các nhà máy
của Ford, Ohno dạy các nhân viên của mình báo cáo và khắc phục sai hỏng ngay
tại chỗ. Tất cả các trạm trong dây chuyền sản xuất đều có một sợi dây treo ở trên
mà bất kỳ ai cũng có thể kéo để ngưng toàn bộ dây chuyền sản xuất khi phát
hiện thấy một vấn đề rắc rối cần giải quyết. Kết quả là, lỗi được phát hiện ngay
lập tức và chất lượng xe hơi được cải thiện đáng kể. Ohno cũng khuyến khích
các công nhân của mình đưa ra những đề xuất về việc làm cách nào cho quy
trình sản xuất có thể được tổ chức hiệu quả hơn. Phương pháp này được biết đến
với cái tên kaizen tức có nghĩa là “cải tiến không ngừng”.
