CUỐN SÁCH SỐ 1 VỀ LÀM VIỆC - Trang 128

Có thể bạn vẫn sử dụng đường bưu điện hoặc fax để gửi thư và giấy
tờ, nhưng đại đa số việc thông tin bằng văn bản hiện nay diễn ra
qua Email.

Có một số yếu tố sau bạn cần để tâm tới khi gửi một Email:

Dòng chủ đề: Không bao giờ được để trống! Nếu không, Email

của bạn sẽ trở nên cực kỳ thiếu chuyên nghiệp. Tuy nhiên, bạn cần
diễn đạt nội dung trong dòng chủ đề này một cách ngắn gọn, đơn
giản và dễ hiểu. Hãy cẩn trọng khi lựa chọn ngôn từ; bạn chắc chắn
sẽ không muốn Email của mình bị coi là thư rác và bị xóa bỏ.

Cung cách xưng hô: Email không có nghĩa là bạn có thể bắt đầu

một bức thư bằng cách nói “Chào!” hay những kiểu tương tự vậy.
Hãy bắt đầu Email giống như một lá thư chuyên nghiệp, bởi đây
không phải là Email gửi cho bạn bè của bạn.

Chữ ký: Nhiều người có “chữ ký” tự động xuất hiện ở phía dưới

mỗi Email họ gửi. Đây là một ý tưởng rất hay; nếu bạn chưa sử
dụng tính năng này, hãy cân nhắc việc trải nghiệm thử.

Cc và Bcc: Hãy suy nghĩ cẩn thận trước khi điền địa chỉ người

nhận thư vào phần Cc hay Bcc. Tương tự vậy, trước khi nhấn “Trả
lời tất cả” cho một Email, hãy tự hỏi xem liệu có cần thiết để tất
cả những người nhận được Email gốc nhận được hồi âm của bạn
không.

Đính kèm: Có hai điều bạn cần chú ý ở đây: (1) nếu bạn cần

đính kèm file, đừng quên làm việc đó và (2) đảm bảo đính kèm chính
xác file cần gửi! Nghe có vẻ hiển nhiên nhưng đây chính là những lỗi
rất phổ biến mọi người thường mắc phải và tạo ấn tượng không
tốt với người nhận thư.

Liên Kết Chia Sẽ

** Đây là liên kết chia sẻ bới cộng đồng người dùng, chúng tôi không chịu trách nhiệm gì về nội dung của các thông tin này. Nếu có liên kết nào không phù hợp xin hãy báo cho admin.