Thứ nhất, ký hiệu thường dùng thay cho từ ngữ, mệnh đề, câu... mà bản
thân chúng cũng là các ký hiệu. Nói cách khác, ký hiệu, theo nghĩa hẹp, là
ký hiệu của các ký hiệu (từ ngữ...). Do vậy, người ta có thể tạo ra các ký
hiệu đơn giản, gọn và chứa nhiều thông tin hơn từ ngữ...
Thứ hai, nếu như ngôn ngữ được tất cả mọi người nói thứ tiếng đó dùng
để giao tiếp với nhau thì ký hiệu thường có số lượng người dùng ít hơn. Đặc
biệt, ở những nơi cần giữ bí mật không để nhiều người biết, người ta thường
dùng các ký hiệu được mã hóa một cách đặc biệt, chỉ những người trong
cuộc mới biết.
Thứ ba, ký hiệu thường ra đời sau ngôn ngữ. Do vậy, ở đây có cơ hội tạo
ra những ký hiệu mới, để những người dùng các ngôn ngữ khác nhau có thể
sử dụng chung những ký hiệu đó một cách dễ dàng. Ví dụ như các tín hiệu
màu, biển báo giao thông, các biểu tượng trên thanh công cụ dùng trong máy
tính đã nói ở trên. Ký hiệu trong trường hợp này giúp mở rộng số lượng
người giao tiếp.
Ký hiệu thường hình thành do quy ước. Những người khác nhau có quyền
quy ước khác nhau, dẫn đến những ký hiệu khác nhau và trên thực tế, người
ta vẫn làm như vậy. Ví dụ, để chỉ số lượng một, hai, ba,..., mười,
người Trung Quốc dùng các ký hiệu:
一, 二, 三,..., 十
người La Mã dùng ký hiệu:
I, II, III,..., X
người Ả Rập dùng các ký hiệu:
1, 2, 3,..., 10.
Tuy nhiên, việc quy ước chủ quan có thể dẫn đến các vấn đề. Ví dụ, với
ký hiệu của tiếng Trung Quốc, các công việc liên quan đến thiết kế máy
đánh chữ, in ấn, dạy, học, viết phần mềm... chắc chắn sẽ phức tạp hơn so với
các ký hiệu là các chữ cái latinh. Hoặc, vấn đề Y2K có nguyên nhân chỉ
dùng hai chữ số cuối làm ký hiệu cho một năm, thay vì dùng cả bốn chữ số.
Theo ước tính, thế giới đã phải bỏ ra khoảng từ 600 đến 800 tỷ USD để khắc
phục sự cố Y2K. Hoặc, bạn thử làm tính chia: Ba mươi sáu chia cho hai,
trong ký hiệu sau: (XXXVI: II). Bạn có gặp vấn đề không?
