46
KHI BẠN MUỐN GIÚP NGƯỜI KHÁC
ĐỌC TÀI LIỆU CỦA MÌNH THẬT
NHANH
S
oạn tài liệu là một việc hiếm khi vui thú.
Và cũng thật tội nghiệp cho người nào phải đọc. Dù bạn có thể soạn ra được một tập
tài liệu thú vị, sự bận rộn, các mối ưu tiên hoặc các lý do khác sẽ khiến người đọc
muốn nắm những điểm chính càng nhanh càng tốt. Thật đáng tiếc, tài liệu của bạn rất
có thể không nằm trong danh sách những ưu tiên hàng đầu của họ trong ngày hôm đó.
Vì rất ít ai thích đọc tài liệu – và chẳng ai thích đọc lại đến lần thứ hai – nên ta phải
làm cho người đọc nhìn thấy ngay những điểm chính yếu. Và bởi vì ta đã dành nhiều
giờ đồng hồ để soạn thảo, ta cũng nên dành thêm nhiều phút để làm cho tài liệu thật dễ
đọc.
Người ta đã thực hiện nhiều cuộc nghiên cứu về những gì mà người khác thấy dễ đọc
nhất. Các kết quả chẳng có gì đáng ngạc nhiên cho lắm, nhưng ta cũng nên nhắc lại
một vài điều:
Người đọc thích…
Bởi vì…
Trang giấy nằm dọc,
không thích trang giấy
nằm ngang
Mắt người thích đọc những cột hẹp, thay vì phải lia mắt suốt
những cột quá rộng. Đó là lý do các cột báo đều rất hẹp – để
giúp ta đọc nhanh.
Các đoạn văn ngắn –
tối đa bốn dòng
Các đoạn văn dài hơn sẽ khiến người ta mất tập trung và khó
nhớ.
Các câu ngắn
Người đọc sẽ dễ ghi nhớ hơn khi các ý được trình bày thành
những câu riêng biệt.
Một lỗi phố biến là soạn câu quá dài bằng cách nối hai câu
lại bằng liên từ “và” hoặc “nhưng”.
Nhiều khoảng trắng
Mắt sẽ dễ chịu hơn, bố cục được chia ra thành từng khối dễ
