3. Khi bạn là người ra quyết định, chỉ nên triệu tập họp nếu cần. Nếu được thì hãy tự
ra quyết định hoặc bàn thảo trực diện.
4. Nếu bạn thật sự cần tổ chức một cuộc họp:
Nêu ra các ý kiến của mình, chuyển trước cho tất cả mọi người tham dự họp, nói
chính xác những gì muốn người khác làm. Nói cách khác, đừng họp mà chưa
chuẩn bị và kỳ vọng có sự sáng tạo tập thể.
Cởi mở với những gợi ý của mọi người nhằm hoàn thiện những gì đã soạn trước.
Xem trước tất cả những phần thuyết trình/tài liệu mà mọi người muốn trình bày
khi họp. Ta có trách nhiệm đảm bảo mọi thứ đều thú vị/phù hợp để thảo luận
trong cuộc họp.
Chỉ mời những ai có thể đóng góp. Đừng phí thời gian của những người khác.
Chỉ đăng ký thời lượng cần thiết để đi đến quyết định. Đừng chiếm thời gian theo
kiểu làm tròn 30 hoặc 60 phút.
Và nếu nghi ngờ thì hãy họp ngắn hơn.
5. Nếu bạn được mời họp, nhưng chỉ có thể đóng góp một phần chương trình họp, và
đã được yêu cầu bàn những gì liên quan đến phần của mình trước, thì sau khi đã thảo
luận, bạn có thể thoải mái đi ra.
6. Đối với những cuộc họp dưới 10 phút, hãy đứng chứ đừng ngồi.
Các ý trên có hữu ích không? Vậy thì hãy áp dụng tất cả, hoặc – nếu cảm thấy quá
nhiều không thể nhớ hết – hãy chọn ra vài điểm, và ghi lại cho dễ nhớ, chẳng hạn như
viết tắt theo dạng ký hiệu (xem Chương 9).
Nếu kim chỉ nam này giúp bạn cải thiện được chất lượng các cuộc họp thì mọi người
hãy cùng nhất trí và tuân thủ. Đây là cách để đảm bảo chất lượng các cuộc họp.
Tất cả các nội quy nêu trên đều có tác dụng tốt. Các điểm nêu ra đều hữu ích đến mức
tôi sẽ đi sâu vào một vài điểm trong vài chương tiếp theo. Trước tiên tôi sẽ đề cập đến
khía cạnh làm lãng phí thời gian nhất: làm thế nào để thoát khỏi các cuộc họp mà bạn
không muốn dự.
