9
KHI BẠN MUỐN CHUẨN BỊ CUỘC HỌP
ĐẾN NƠI ĐẾN CHỐN
B
ạn có nhận thấy hầu hết các chương trình họp đều chứa quá nhiều chủ đề, khiến cho
mọi chuyện kéo dài hơn dự tính?
Khi ngồi soạn chương trình để chuẩn bị họp, người ta chỉ nghĩ đến những gì cần bàn
thảo, chứ không phải những gì cần đạt được. Và, hầu như với bất kỳ đề tài nào cũng
dễ tìm ra lý do để bàn thảo, nên người ta đã khiến cho chương trình họp trở nên quá
dài và không thiết thực.
Thay vào đó, nếu dùng công thức PALM thì sẽ tốt hơn nhiều:
Purpose
(Mục đích)
Kết quả mà ta muốn cuộc họp đạt được.
Agenda
(Chương
trình)
Những quyết định cần nhất trí trong cuộc họp để đảm bảo đạt được
Mục đích này (Lưu ý: “những quyết định nhất trí”, chứ không phải
“những quyết định đưa ra”).
Limit
(Giới hạn)
Thời gian tối đa cho phép đối với Chương trình này.
Minimum
number
of
attendees
(Số người
tham dự tối
thiểu)
Càng ít người càng tốt. Dù sao thì ta cũng cần tối ưu hóa chứ không
muốn thỏa hiệp. Biểu quyết tập thể chẳng bao giờ hiệu quả.
Và ta cần thực hiện cả bốn:
Nếu không có P, ta không biết điểm dừng. Và, như nhà tâm lý học người Mỹ David
Campbell đã nói:
“Nếu không biết mình đang đi về đâu, anh sẽ đi đến một nơi khác”.
