Bạn có để ý thấy các cuộc hội đàm viễn thông từ xa thường có những khoảng lặng rất
dài không?
Có một lý do, bởi không có thị giác hỗ trợ, mọi người đều không biết khi nào đến lượt
mình nói. Mẹ tôi bị mù nên rất hiểu chuyện này và đã hướng dẫn cho tôi. Và tôi thấy
quả là có lý, vì nếu ta tham dự một cuộc họp mà mọi người đều nhắm mắt lại thì rất
khó biết khi nào thích hợp để lên tiếng.
Cho nên, khi gọi điện – hoặc khi tham dự các cuộc hội đàm viễn thông – hãy xem đó
như một cuộc họp với những người mù. Chẳng có thị giác hỗ trợ, cho nên:
Hãy gọi tên mọi người, để họ biết bạn đang nói với họ.
Khi lên tiếng, hãy xưng tên để họ biết đó là bạn. “Andy đây. Tôi có ý kiến thế
này…”
Đặt nhiều câu hỏi đóng hơn – để mọi người dễ trả lời. Ta vẫn có thể đặt câu hỏi
mở bất kỳ lúc nào với người đã trả lời câu hỏi đóng.
Và đây là hai điểm quan trọng để kết thúc.
Trước hết, các kỹ thuật trong phần này sẽ giúp bạn xử lý các cuộc họp do người khác
tổ chức, cũng như giúp người khác xử lý các cuộc họp do bạn tổ chức:
Nếu một ai đó không cần có mặt, đừng mời họ (nhưng cân nhắc gửi kết quả cuộc
họp cho họ sau đó).
Nếu ai đó có thể tham dự theo một cách khác – gọi điện, chỉ tham dự phần đầu
tiên… – hãy hỏi họ muốn tham gia phần nào.
Thứ hai, khi ai đó tham dự các cuộc họp của bạn, hãy làm cho họ trở nên sáng giá (để
họ còn muốn tiếp tục tham dự các lần sau chứ nhỉ?). Chương kế tiếp sẽ hướng dẫn bạn
một cách đơn giản để thực hiện điều này, thông qua kỹ thuật PALM.
Hiệu ứng tuyết lăn: Khi chỉ muốn tham dự những cuộc họp cần thiết cho mình
Khi được mời họp:
