11
ĐỂ HỌP ĐỊNH KỲ MỘT CÁCH ẤN
TƯỢNG, LÝ THÚ VÀ HIỆU QUẢ
N
hững cuộc họp giao ban định kỳ thường chỉ để đưa đẩy thông tin chứ không có gì
hơn.
Và ta phải nhìn nhận rằng họp hành để cập nhật thông tin kiểu này thường rất tẻ nhạt.
Cuộc họp là một loạt những lời độc thoại chứ không phải thảo luận để mang lại thêm
giá trị. Và chúng cũng dài lê thê.
Tôi có một sáng kiến thế này: trong hai tuần tới các bạn đừng họp. Đến tuần thứ ba
hãy họp trở lại và bàn chủ đề “Chúng ta có muốn họp như vậy không?”.
Tùy thuộc vào câu trả lời, hoặc ta sẽ dẹp hoàn toàn, hoặc sẽ thay đổi để chỉ họp bàn
những phần đã bị bỏ lỡ. Dù sao thì họp hành cũng là để đạt được sự hữu ích chứ không
phải để duy trì thói quen.
Tôi cũng nhận ra rằng dẹp bỏ hoàn toàn có lẽ là một bước quá xa đối với nhiều đơn vị.
Thật ra, một khách hàng của tôi đã từng tâm sự thế này:
“Tôi muốn gặp thường kỳ. Tôi muốn chúng ta cập nhật thông tin cho nhau biết. Nhưng
tôi không muốnhọp giao ban để cập nhật”.
Thế là tôi đề ra một phương pháp mới để rút gọn các cuộc họp 60 phút của họ xuống
còn 10 phút, và lúc nào cũng dẫn đến các bước hành động tích cực tiếp theo.
Tất cả những gì tôi làm là đề nghị họ thay các cuộc họp giao ban thường kỳ bằng các
cuộc họp LION (nghĩa gợi nhớ trong tiếng Anh là “sư tử”) để mỗi người tham dự đều
có một phút trình bày LION của họ.
Last week (Tuần trước) – Tiến độ cùng với các hoạt động mà tuần trước họ báo sẽ
thực hiện vào tuần này.
Improve (Cải thiện) – Những việc gì đã tiến triển tốt trong tuần vừa qua.
